Optymalizacja procesów sprawozdawczych

System sprawozdawczy jest często na tyle nieudolny, że informacje o wynikach firmy, na przykład w okresach miesięcznych, dostarczane są po dwóch czy trzech tygodniach od dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dane dostarczane osobom kierującym firmą uniemożliwiają wówczas analizę jej wyników w różnych przekrojach, co, niestety, opóźnia podejmowanie decyzji w sytuacji, gdy trzeba jak najszybciej wdrożyć działania korygujące, mające na celu poprawę wyniku firmy.

System sprawozdawczy w firmie

Firma usługowa świadcząca usługi kurierskie, która na terenie całego kraju ma jedenaście jednostek w różnych lokalizacjach, jest na etapie wdrażania jednego wspólnego systemu ERP, który umożliwi ewidencję i rozliczanie jej działalności. System ten będzie zbierał dane wprowadzane w różnych oddziałach do jednej wspólnej bazy. W firmie pracuje 139 kurierów, którzy świadczą 46 różnego rodzaju usług. Ważne jest, aby sprawozdania były przekazywane jak najszybciej po zamknięciu ksiąg rachunkowych, ponieważ firma prężnie się rozwija i decyzje co do dalszych jej działań są podejmowane i realizowane w krótkim czasie. Drugim bardzo istotnym warunkiem jest możliwość analizy rentowności działań firmy w różnych układach. Zamierzeniem firmy jest rozliczanie działalności według zleceń w taki sposób, aby można było określić rentowność zarówno każdego z oddziałów, każdego rodzaju świadczonych usług, jak i poszczególnych kurierów. Badanie rentowności ma być zatem trójwymiarowe, a wprowadzany system powinien je umożliwiać i być elastyczny w przypadku zmian, ponieważ liczba oddziałów, liczba kurierów oraz liczba rodzajów świadczonych usług może ulec zmianie. Na Rysunku 1. przedstawiono strukturę oddziałową firmy, która obejmuje 10 oddziałów świadczących usługi i jeden oddział (centrala) zapewniający wsparcie pozostałym. Zakres tych usług obejmuje usługi księgowe, kadrowopłacowe, administracyjne itp. Natomiast w oddziałach zatrudnieni są tylko kierownicy oraz kurierzy.