Efektywne warsztaty kaizen

Zataczająca coraz szersze kręgi zarówno w kręgach biznesowych, jak i w życiu prywatnym japońska filozofia ciągłego doskonalenia swój sukces zawdzięcza stosowaniu prostych zasad. Zasady te odnoszą się do fundamentalnych działań, jakimi są dostrzeganie marnotrawstwa (czy to w procesach biznesowych czy w życiu prywatnym) oraz budowanie nawyków jego ciągłej eliminacji. I choć fundamentalne zasady kaizen wydają się być proste i zrozumiałe, ich ciągłe utrzymywanie i dostosowywanie do zmieniających się realiów wymaga konsekwencji w działaniu i niemałego wysiłku dla utrzymania postępu.

Realizacja działań doskonalących wymaga stworzenia zespołu funkcyjnego, który takie działania będzie realizował. Najczęściej taki zespół nie stanowi osobnej jednostki w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, jednak jego skład powinien zostać dobrany w umiejętny sposób. Kryteria doboru takiego zespołu zależą od wielu czynników, z czego do kluczowych możemy zaliczyć:

• Zespołowi musi przewodzić lider, którego wiedza, doświadczenie i zaangażowanie przekazywane są reszcie zespołu bez zakłóceń, który potrafi walczyć o realizację wspólnych ustaleń oraz świetnie zna pozostałych członków zespołu.
• Stworzenie zespołu ma służyć wzmocnieniu poczucia integracji podejmowanych działań.
• Wszyscy członkowie zespołu muszą świetnie znać oraz rozumieć cele przedsiębiorstwa, realizowaną wspólnie wizję oraz założenia dotyczące doskonalenia procesów.
• Zespół musi składać się z pracowników różnych szczebli i różnych specjalizacji, natomiast między nimi nie może funkcjonować ogólnie przyjęta firmowa hierarchia – wspólne cele działania pozostają nadrzędne.
• Decyzje podejmowane muszą być w pełnym, wspólnym zrozumieniu, często na zasadzie konsensusu, natomiast wdrażane szybko i zdecydowanie.
• Przepływ informacji w zespole musi być swobodny i nieskrępowany, każdy może wyrazić swoje obawy oraz podważyć status quo obecnej sytuacji.

Mając dwa najważniejsze elementy – cel przedsięwzięcia oraz zespół, z którym będziemy go realizować, można przejść do omówienia planu realizacji warsztatów kaizen. Nim tak naprawdę rozpoczniemy spotkania z zespołem, na których będziemy pracować nad doskonaleniem procesów, niezbędne jest przygotowanie warsztatów. Realizację warsztatów kaizen można z góry podzielić na kilka zasadniczych faz: