Budżetowanie – istota, funkcje, rodzaje i wyzwania

Budżetowanie to jeden z najważniejszych instrumentów w ramach rachunkowości zarządczej, który wspomaga osiąganie celów przedsiębiorstwa. Proces budżetowania obejmuje etap planowania, tworzenia, zatwierdzania budżetu, a finalnie kontroli odchyleń wyników faktycznych od planowanych. Budżet to także finansowy plan działania przedsiębiorstwa.

Prawidłowo skonstruowany budżet umożliwia analizę odchyleń przychodów i kosztów względem budżetu oraz podejmowanie na tej podstawie decyzji, których celem są zmiany umożliwiające wykonanie budżetu (w przypadku przychodów) lub zmieszczenie się w budżecie (w przypadku kosztów).

Budżet pełni wiele funkcji, w tym kilka kluczowych, jak:

→ Funkcja kontrolna: przeprowadzane są trzy kontrole – wstępna (w trakcie sporządzania budżetu), bieżąca (podczas realizacji) oraz wynikowa, mająca miejsce po zakończeniu procesu budżetowania. Kontrola wynikowa umożliwia identyfikację różnic względem planu oraz analizę odchyleń, na podstawie której można monitorować i oceniać wydajność poszczególnych działów firmy. Budżetowanie pomaga również zredukować ryzyko zbędnych wydatków.

→ Funkcja informacyjna: budżet dostarcza menedżerom informacji na temat stopnia realizacji zadań. Na podstawie tych informacji menedżerowie składają raport kierownictwu wraz z analizą wykonania budżetu.

→ Funkcja koordynacyjna: budżetowanie wymaga koordynacji wszystkich oddziałów i zespołów w przedsiębiorstwie, tak by stworzyć jeden spójny budżet dla całej organizacji. Ponadto długoterminowa strategia zostaje podzielona na krótkoterminowe cele (roczne budżety), by zapewnić, że ogólny kierunek, w którym zmierza organizacja, jest spójny z długoterminowymi celami i strategią.

→ Funkcja motywacyjna: budżetowanie (zwłaszcza partycypacyjne) wywiera wpływ na pracowników i menedżerów, motywuje ich i budzi w nich poczucie odpowiedzialności za budżet. Jednak by kadra była zmotywowana, cele muszą być ambitne, ale możliwe do zrealizowania.

Budżetowanie – rodzaje, wady oraz zalety

Istnieje co najmniej kilka typów budżetowania, o których warto wspomnieć. Każdy z nich ma swoje mocne i słabe strony. Nie ma jednego, słusznego rodzaju budżetowania. Każda organizacja musi przeanalizować swoją specyfikę i potrzeby, tak by zrozumieć, który budżet będzie najlepszy. Poniżej zaprezentowano charakterystykę kluczowych rodzajów budżetowania.