Budżet rolowany w praktyce

W każdej organizacji budżet wygląda inaczej i zawiera inne informacje. Czasami jest to krótki rachunek wyników, który pozwala wyznaczyć sobie poziom spodziewanych obrotów wraz z akceptowalnym poziomem kosztów. Innym razem może to być obszerne opracowanie określające planowany poziom wolumenów świadczonych usług lub sprzedanych/wyprodukowanych towarów wraz ze szczegółowym opisem ryzyk rynkowych oraz działań naprawczych.

Proces budżetowania można przeprowadzić na wiele sposobów, tak samo jak w różny sposób można podejść do okresu obowiązywania danego budżetu. Wyróżnić można budżet statyczny, który jest przygotowany na stały okres czasu np. na nadchodzący rok kalendarzowy (liczony od stycznia do grudnia). Inną metodą jest budżet rolowany. W przeciwieństwie do statycznego budżetu, budżet rolowany przygotowywany jest w sposób powtarzalny. Nie ma sztywnych ram czasowych, w których jest określony początek i koniec obowiązywania budżetu. W budżecie rolowanym prace trwają regularnie w przyjętych jednostkach czasu i każdorazowo dokłada się kolejne elementy, aby w każdym momencie posiadać budżet obejmujący taki sam okres czasu w przyszłości. Oznacza to, że przyjmuje się umownie okres obowiązywania takiego budżetu i dzieli na mniejsze podokresy. Pod koniec każdego podokresu podejmuje się prace nad tym, aby dołożyć do budżetu nowy podokres, dzięki czemu cały czas budżet będzie zawierał zawsze tyle samo części i będzie obejmował ten sam okres czasu, co na początku.

Budżet rolowany może być przygotowywany w różnych czasookresach, np. miesięcznych, kwartalnych, rocznych itp.

Aktualizacje budżetu

Niezależnie od tego, jaki okres zostanie wybrany, każdorazowo pod koniec każdego okresu przygotowuje się aktualizację budżetu na najbliższe okresy i dokłada kolejny tak, aby za każdym razem mieć budżet takiej samej długości.

Przykładowo, plan rolowany na 5 lat będzie polegał na tym, że firma będzie zawsze miała plany na 5 lat do przodu (rys. 1). W momencie, gdy pierwszy rok będzie zbliżał się ku końcowi, można weryfikować plan na najbliższy rok (który od tego momentu będzie pierwszym rokiem), uaktualnić plany na kolejne 3 lata oraz dołożyć następny – piąty rok, aby w całości posiadać plan na kolejne 5 lat (rys. 2).

Niektóre instytucje stosują plany rolowane kwartalne na okres jednego roku – oznacza to, że pod koniec każdego kwartału przygotowuje się aktualizację najbliższych trzech kwartałów i dokłada kolejny kwartał [np. jeśli zaczęto przygotowywanie budżetu od pierwszego kwartału roku 2019 to firma posiada plany na kwartały Q1 2019, Q2 2019, Q3 2019, Q4 2019 (rys. 3)]. W momencie rozpoczęcia się pierwszego kwartału 2019, firma na podstawie bieżących wyników i sytuacji rynkowej dokonuje rekalkulacji założeń dla kwartałów Q2, Q3 oraz Q4 i przygotowuje szacunki dla Q1 2020. W ten sposób cały czas posiada plany dla najbliższego roku obrotowego (rys. 4).