Wyliczanie premii przedstawicieli handlowych z użyciem tabel przestawnych

Załóżmy więc, że premia każdego przedstawiciela handlowego jest przyznawana w zależności od wielkości sprzedaży. Przykładowo, jeśli wielkość sprzedaży danego handlowca jest wyższa niż 10 tys. zł w danym okresie, to należy mu się premia w wysokości 5% uzyskanej przez niego wielkości sprzedaży. Fragment analizowanych danych jest pokazany na rysunku 1.

Krok 1 – stworzenie tabeli przestawnej

Pierwszą rzeczą, jaką musimy zrobić, jest znalezienie łącznej wartości sprzedaży dla każdego przedstawiciela handlowego. Użyjemy w tym celu tabeli przestawnej: stojąc w dowolnej komórce z naszymi danymi, na wstążce na karcie Wstawianie wybieramy narzędzie Tabela przestawna. W oknie, które się pojawi, Excel automatycznie podpowie nam cały zakres danych (o ile nie ma w nim pustego wiersza!), musimy tylko zdecydować, gdzie ma być umieszczona nasza tabela przestawna. Dobrą praktyką jest taka, w której analizowane dane znajdują się w jednym arkuszu, a cała analiza odbywa się w kolejnych arkuszach. Zatem wybieramy opcję Nowy arkusz i zatwierdzamy.

W oknie Pola tabeli przestawnej wstawiamy pole ID Przedstawiciela do obszaru wierszy, natomiast pole Wysokość sprzedaży do obszaru wartości. Gotową tabelę przestawną pokazuje nam rysunek 2.

Krok 2 – obliczenie premii dla każdego przedstawiciela

Dla przypomnienia – premia jest przyznawana, jeśli łączna wysokość sprzedaży dla każdego przedstawiciela jest większa od 10 tys. zł. Jej obliczenie może nam się kojarzyć z funkcją JEŻELI(). I rzeczywiście, moglibyśmy zastosować taką funkcję. Jednak zastosowanie jej poza tabelą przestawną (w naszym wypadku np. w kolumnie C) ma kilka wad:

• po zaznaczeniu komórki z tabeli przestawnej generuje się funkcja WEŹDANETABELI(), która (zwłaszcza na początku pracy z tabelami przestawnymi) może sprawiać trudności,
• po dodaniu jakiegokolwiek pola do obszaru kolumn w tabeli przestawnej Excel usunie nasze dane z kolumny C, gdyż nie będzie miał pustych kolumn do poszerzenia tabeli przestawnej,
• (to chyba najważniejsza wada) jeżeli taką premię liczymy np. miesięcznie, to przy każdej tabeli przestawnej trzeba by na nowo wstawiać taką funkcję.

Dlatego wykorzystamy narzędzie stricte związane z tabelami przestawnymi, które nazywa się pole obliczeniowe. Powstaje ono poprzez wykonanie pewnych obliczeń na polach już istniejących w tabeli przestawnej. Dzięki temu, że jest to pole, to będzie ono dostępne w każdej tabeli przestawnej opartej na tych samych danych źródłowych.