Najem samochodu w celach firmowych. Ewidencja rachunkowa, problemy podatkowe

Ujęcie rachunkowe najmu samochodu

W sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta w działalności gospodarczej z samochodu osobowego na podstawie umowy najmu, wówczas powinien ująć w księgach rachunkowych wszystkie wydatki poniesione na eksploatację samochodu. Wydatki te ewidencjonowane są na podstawie dokumentów źródłowych, takich jak faktura czy rachunek, w wysokości faktycznie poniesionej kwoty. Należy zatem zauważyć, iż w ujęciu bilansowym nie mają zastosowania żadne limity kwotowe. W księgach rachunkowych wydatki związane z używaniem samochodu osobowego ujmuje się na kontach podstawowej działalności operacyjnej jednostki gospodarczej. Można zastosować zapis:

Strona Wn konta z zespołu kont „4” Koszty według rodzaju, np. Zużycie materiałów i energii, Usługi obce

Strona Ma konta 202 Rozrachunki z dostawcami

Strona Wn konta 550 Koszty zarządu

Strona Ma konta 490 Rozliczenie kosztów

Pod podobny schemat można podciągnąć również opłatę za czynsz płacony na wynajem samochodu, który stanowić będzie usługi obce.

Najem samochodu a podatek dochodowy

Z definicji najmu wynika, że użytkujący samochód zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Wydatek ten nie wchodzi jednak w koszty związane z eksploatacją samochodu, gdyż jest opłatą za uzyskanie tytułu prawnego do korzystania z danej rzeczy, dlatego też nie podlega on żadnym limitom kwotowym. Wydatek na czynsz za najem samochodu stanowi zatem koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1036, dalej: ustawa o CIT) i odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509, dalej: ustawa o PIT).

Potwierdzenie takiego stanowiska w sprawie czynszu za najem samochodu można znaleźć w interpretacji ogólnej ministra finansów z dnia 8 listopada 2013 r. (nr sygn.: DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005), gdzie podkreślono, iż: „mając na uwadze powyższe oraz kierując się wykładnią językową art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT uznać należy, że wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w tych przepisach. Przedmiotowe wydatki nie mieszczą się bowiem w kategorii wydatków, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT. Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem i wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu”.

Kwestią sporną są również wydatki poniesione na ubezpieczenie OC, AC i NW wynajmowanego samochodu. W tej kwestii kluczowe jest to, co zawarto na ten temat w umowie najmu samochodu osobowego. Jeżeli w umowie będzie zawarte wprost, iż koszty ubezpieczenia pokrywa najemca, wówczas może on zaliczyć je w koszty podatkowe. W przeciwnym wypadku, gdy sprawa ta nie zostanie określona w umowie, wydatki te nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodu. W przepisach ustawy zostały ustalone jednak limity dotyczące wysokości poniesionych wydatków na ubezpieczenie OC, AC i NW, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Podatnik poniesione kwoty związane z ubezpieczeniem musi rozliczyć w ramach limitu wyznaczonego z tzw. kilometrówki.

Inne wydatki związane z używaniem samochodu, takie jak: paliwo, parking, myjnia czy bieżące naprawy, związane są już z jego eksploatacją. W takiej sytuacji ustawodawca przewidział limity, których przedsiębiorca powinien przestrzegać, by móc zaliczyć poniesione kwoty w koszty podatkowe. Przepisy ustawy zobowiązują podatników do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu