Wynajem i dzierżawa urządzeń i sprzętu biurowego

Zasady dotyczące zawierania umowy najmu lub dzierżawy regulują przepisy Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 693 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r., poz. 398) przez umowę dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz. Czynsz może być zastrzeżony w pieniądzach lub świadczeniach innego rodzaju. Może być również oznaczony w ułamkowej części pożytków.

Natomiast w myśl art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

Umowa dzierżawy różni się tym od umowy najmu, że w zakresie uprawnień najemca może jedynie używać przedmiotu umowy, natomiast dzierżawca ma prawo do pobierania przynoszących przez daną rzecz pożytków.

Umowa najmu i dzierżawy w świetle ustawy o rachunkowości

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jeżeli jednostka przyjęła do używania obce środki trwałe na mocy umowy dzierżawy lub najmu na czas określony, to środki te i wartości zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z warunków określonych w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 398). Zatem przedmiot umowy znajduje się w środkach trwałych najemcy/dzierżawcy i podlega amortyzacji, natomiast u wydzierżawiającego jako zobowiązanie finansowe. Taka umowa nosi znamiona leasingu finansowego. Opłata podstawowa dzielona jest na część kapitałową, która stanowi spłatę zobowiązania, oraz część odsetkową, stanowiącą koszt finansowy.

Natomiast w sytuacji, gdy umowa najmu lub dzierżawy nie spełnia wyżej wymienionych warunków, przedmiot umowy pozostaje w środkach trwałych wydzierżawiającego, a w księgach dzierżawcy wydatki na czynsz odnosi się w koszty, ujmując je w księgach rachunkowych zapisem:

Strona Wn konta 402 „Usługi obce”,

Strona Ma konta 201 „Rozrachunki z dostawcami”.

Umowa najmu i dzierżawy w świetle KSR nr 5

Bardziej szczegółowe ujęcie problematyki umowy najmu lub dzierżawy zawarte zostało w KSR 5 (Dz. Urz. Min. Fin. z 2011 r. Nr 9, poz. 52). Standard definiuje umowę dzierżawy jako umowę, przez którą wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz.

Natomiast umowa najmu w rozumieniu Standardu jest to umowa, przez którą wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas nieoznaczony (tzn. taki, który nie jest określony w umowie), a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Najemca/dzierżawca zalicza opłaty z tytułu umowy najmu/ /dzierżawy do kosztów działalności operacyjnej lub pozostałych kosztów operacyjnych, gdy stosuje wariant porównawczy rachunku zysków i strat. Natomiast w przypadku stosowania wariantu kalkulacyjnego opłaty te zalicza do kosztów wytworzenia, ogólnego zarządu lub sprzedaży bądź do kosztów pozostałej działalności operacyjnej, zależnie od celu użytkowania przedmiotu najmu lub dzierżawy. Przedmiot umowy nie jest wykazywany jako składnik aktywów najemcy/dzierżawcy.

Ewidencja opłat u najemcy/dzierżawcy może wyglądać następująco:

Faktura VAT za opłatę wstępną:

Strona WN konta 300 „Rozliczenie zakupu” – kwota opłaty wstępnej brutto,

Strona MA konta 201 „Rozrachunki z dostawcami” – kwota opłaty wstępnej brutto,

Strona WN konta 4 „Koszty według rodzaju” – kwota opłaty wstępnej netto,

Strona MA konta 300 „Rozliczenie zakupu” – kwota opłaty wstępnej netto,

Strona WN konta 222 „Rozrachunki publicznoprawne VAT” – kwota VAT od opłaty wstępnej,

Strona MA konta 300 „Rozliczenie zakupu” – kwota VAT od opłaty wstępnej.

Analogiczne księgowanie występuje również przy fakturze VAT za opłatę podstawową.

Gdy okres rozliczenia jest znany, a najemca/dzierżawca opłacił czynsz za dany okres z góry, dokonuje się rozliczeń międzyokresowych czynszu. Gdy umowa zawarta jest na czas nieokreślony, nie rozlicza się w czasie opłaty wstępnej.

Przykład

W marcu 2018 r. spółka Alfa zawarła umowę dzierżawy drukarki wielofunkcyjnej na okres od kwietnia 2018 r. do marca 2019 r. Dzierżawca zapłacił z góry cały czynsz w kwocie 6000 zł netto i 1380 zł VAT. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości spółki część czynszu przypadającego na rok 2018 ujęto jednorazowo w koszty. Spółka prowadzi ewidencję na zespole kont 4 i 5.