KPI w zarządzaniu personelem. Czy controlling może być odpowiedzią na kryzys niedoborów kadrowych?
Dla osób zarządzających firmami i samych pracowników 2016 r. był wyjątkowy. W listopadzie zanotowano najniższą od 25 lat stopę bezrobocia, która według GUS wyniosła zaledwie 8,2%. W połączeniu z faktem, że 1 października 2017 r. weszła w życie ustawa obniżająca wiek emerytalny, a w 2018 r. na rynek pracy wkroczy rocznik, którego liczebność jest mniejsza niż w 2017 r. oznacza, że firmy będą zmuszone stawić czoła licznym wyzwaniom kadrowym. Rynek pracownika jest już faktem, a kolejne lata będą jedynie pogłębiać tę tendencję. W takiej sytuacji controlling obszarów HR staje się kluczową kwestią, a określenie odpowiednich KPI pozwalających na sprawne nim zarządzanie warunkiem koniecznym, żeby firmy mogły utrzymać obroty i zyski.
Wyzwania kadrowe dopiero przed nami
Według wyliczeń analityka inwestycyjnego Michała Stopki1 w 2017 r. na wcześniejszą emeryturę przejdzie łącznie 1,1 mln osób, w tym kobiety, które ukończyły 60 lat i mężczyźni, którzy ukończyli 65 lat. Jednocześnie na rynek pracy wejdzie zaledwie 0,4 mln osób. To oznacza, że tylko w 2017 r. zabraknie 0,7 mln pracowników. W 2018 r. deficyt jeszcze się zwiększy, co oznacza, że – sumując lata 2017 i 2018 – otrzymamy liczbę miliona osób mniej w potencjale zasobów pracowniczych.
Te kalkulacje pociągają realne konsekwencje. Dla firm utrzymanie i rekrutacja pracowników staje się kluczową kwestią. Ten trend potwierdzają także badania przeprowadzone przez firmę Antal we współpracy z firmą Macrologic, z których wynika, że 96% badanych uważa rekrutację za ważny lub bardzo ważny dla firmy proces – kluczowy dla budowania przewagi konkurencyjnej firmy. Istotnym aspektem dla zarządzających jest też zarządzanie talentami w firmie, gdyż od ich utrzymania zależy zapewnienie firmie stabilnych warunków do rozwoju.
Równolegle w firmach obserwuje się zmianę systemu pracy. Coraz częściej procesy przebiegające w firmie – w tym także procesy HR – obejmują różne departamenty. To znacznie utrudnia zarządzanie, a także określanie KPI, które byłyby zrozumiałe nie tylko dla pracowników działów kadr, ale także dla menedżerów z różnych szczebli, od których w dużej mierze zależy fluktuacja pracowników w firmie. Bez jasno określonych KPI bardzo trudno sprawić, żeby menedżerowie poczuli się współodpowiedzialni za procesy HR – muszą bowiem zrozumieć, w jaki sposób ich działania mają na nie wpływ.
Nowe KPI jako odpowiedź na wyzwania kadrowe
Sam sposób liczenia i określania KPI w ciągu ostatnich lat nie zmienił się, jednak w związku z powyższymi trendami pojawiły się nowe współczynniki oceny efektywności, które wiążą rekrutację z innymi działaniami wspierającymi, np. employer brandingiem. Zmieniły się także preferowane przez firmy narzędzia do oceniania KPI controllingu w obszarze zarządzania personelem. Obecnie firmy stawiają na analizy dynamiczne wsparte narzędziami Business Intelligence, które pozwalają na bieżąco zasysać dane z różnych źródeł, analizować je i ilustrować, w celu dalszego wykorzystania do prezentacji dla zarządów i menedżerów. Takim narzędziem jest np. Qlik. W nowej rzeczywistości firmy coraz częściej też stawiają na informatyczne narzędzia klasy ERP – zwłaszcza takie, które uwzględniają horyzontalność procesów wewnątrz firmy i nie tylko pozwalają je śledzić, ale przede wszystkim oceniać pod względem ich efektywności. Takim narzędziem jest chociażby Macrologic Merit, który pozwala tworzyć horyzontalne HR-owe ścieżki procesowe w oparciu o predefiniowane działania, ale także analizować dane pod kątem zapotrzebowania i ryzyka kadrowego.
Korzystanie z tego typu narzędzi pozwala spojrzeć na procesy związane z zarządzaniem personelem z lotu ptaka. Przy okazji wprowadzenia procesowego systemu ERP weryfikujemy to, co się dzieje w firmie. Ustalamy role, ale także doprecyzowujemy obowiązki poszczególnych pracowników. Takie usystematyzowanie pozwala na weryfikację ile trwa każdy z procesów i jaką ma wydajność. To z kolei pierwszy krok do określenia KPI. W ten sposób możemy zmierzyć np. ile czasu potrzebujemy na zatrudnienie pracownika, czy ten okres wydłuża się, gdzie są wąskie gardła. System staje się także źródłem oceny efektywności pracy już zatrudnionych osób, a to istotny KPI do oceny pracowniczej i szansa na konstruktywny feedback dla pracownika – tak ważny w utrzymaniu jego zadowolenia z pracy.
Przystępując do określenia KPI będących podstawą do controllingu zarządczego obszarów HR, musimy uwzględnić dwoistość tej dziedziny w kontekście jej twardych i miękkich obszarów.
KPI w zatrudnieniu
Do twardych obszarów HR zaliczamy m.in. procesy związane z zatrudnianiem pracowników. Tu wyznaczane KPI mogą dotyczyć np. fluktuacji, czyli stosunku osób przyjętych do osób zwolnionych. Fluktuację taką mierzymy według następujących wzorów:
|
współczynnik fluktuacji = |
liczba zwolnionych |
|
liczba przyjętych |
lub
|
współczynnik fluktuacji (2) |
= |
( |
liczba zwolnionych + przyjętych |
) |
/ |
średnie zatrudnienie w danym okresie |
|
2 |
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 63% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
