Zwinne Zakupy 4.0. Automatyzacja i digitalizacja w procesie zakupowym

Szybkość transformacji cyfrowych zmienia doświadczenia klientów, prowadzi do powstania nowych rynków, nowych typów klientów, a także nowych operacji i modeli biznesowych. Firmy, które wdrażają technologię cyfrową, stają się inteligentniejsze, szybsze i bardziej skalowane. Transformacja cyfrowa projektuje nowe sposoby robienia rzeczy, które generują nowe źródła wartości i strategie biznesowe.

Liderzy biznesu z nadejściem ery cyfrowej zmuszeni są więc do przemyślenia swoich dotychczasowych modeli biznesowych. Przykładem może być zmiana filozofii z „posiadam” na „używam” (carsharing, Uber, Airbnb, bilbord staje się blogiem firmowym, sprzedawca zmienia się w cyfrowego bota). Korzystamy z coraz bardziej inteligentnych cyfrowych rozwiązań, od urządzeń w domu (smart house) po rozrywkę.

Digitalizacja/cyfryzacja oznacza odejście od papieru i skierowanie się w stronę chmury, dzielenie się informacjami w czasie rzeczywistym, która integruje wszystkie elementy projektu. Digitalizacja informacji ułatwia dostęp do danych, ich kopiowanie, udostępnianie, przesyłanie i przetwarzanie.

Transformacja cyfrowa nie może być jednak domeną jednego konkretnego zespołu czy obszaru. Musi być integralną częścią całego biznesu na każdym jego etapie i poziomie. Cyfryzacja procesu biznesowego, poprzez właściwe wykorzystanie technologii, prowadzi do ulepszenia lub przekształcenia go w celu wygenerowania większych przychodów, wartości lub zmniejszenia kosztów. Jest kluczem do zapewnienia maksimum wartości zmian.

To dzięki transformacji cyfrowej dział zakupów zmienia swoją rolę z funkcji transakcyjnej (emisja zamówień, negocjacji i pilnowania dostawy na czas) na funkcję strategicznego partnera w całej organizacji. Jak pokazują doświadczenia firm, prawie 100 proc. zakupów typu direct – bezpośrednio do produkcji – dokonywane są przez dział zakupów, natomiast zakupy indirect – pośrednio do produkcji – są rozproszone po całej organizacji. Wydatki są często podzielone na wiele lokalizacji, jednostek biznesowych i kategorii, co utrudnia identyfikację i uchwycenie możliwości oszczędzania w skali całego przedsiębiorstwa. Od 2011 r. wydatki pośrednie rosną na całym świecie o około 7 proc. rocznie. Pojawia się nowa wizja zamówień pośrednich (indirect), możliwa nie tylko dzięki nowym technologiom, ale także dzięki radykalnemu zrozumieniu wartości, jaką może generować dział zakupów z zakupów pośrednich. Digitalizacja zakupów powoduje w większym stopniu centralizację dokonywania zakupów firmowych w jednym dziale. Pozostałe działy w firmie również mogą zamawiać towar po wynegocjowaniu warunków handlowych i akceptacji dostawcy przez dział zakupów. Kupiec musi angażować dostawcę w strategiczne decyzje firmy już na początkowym etapie planowania. Dostawcy stają się zatem integralną częścią każdego łańcucha dostaw i mogą odgrywać kluczową rolę w tworzeniu strategii zamówień. W niedalekiej przyszłości dostawcy będą mieli wgląd we wszystkie etapy cyklu zamówień, aby pomóc w uzyskaniu najlepszej ceny i zmniejszeniu ilorazu ryzyka.

Wraz z upodmiotowieniem dostawców konieczny staje się również właściwy plan oceny ich wydajności. Ten plan oznacza ukierunkowaną, inteligentną i skuteczną metodę pomiaru, analizy i poprawy wydajności dostawców, a tym samym obniżenia kosztów, zwiększenia wydajności, poprawy relacji z dostawcami, zwiększenia wydajności biznesowej, zapobiegania problemom z produktem i poprawy jakości łańcucha dostaw. Zapewnią to dane historyczne na temat wydajności dostawcy, które umożliwią kupcom dokładne i całościowe ustalenie profili ryzyka dostawców i przewidywanie zdarzeń. Przy wsparciu narzędzi cyfrowych, które automatyzują pracę kupca, dział zakupów będzie skupiać się na współpracy z siecią partnerów zewnętrznych i wewnętrznych. Dział zakupów to bowiem okno na świat, czyli dostęp do najnowszych technologii, innowacji i informacji. To doradca sprzedawców w swojej firmie, niosący innowację technologiczną w produkcji oraz ściśle współpracujący z finansami.