Zmiany prawne i cyfryzacja państwa jako czynniki ryzyka

Biała lista podatników VAT, obowiązkowy split payment, regulacje dotyczące zatorów płatniczych, zerowy PIT dla młodych, PPK, a w przyszłym roku jeszcze nowy JPK_VAT. Te nowe przepisy są jedynie wierzchołkiem góry lodowej. Trudno tutaj nie popełnić jakiegoś błędu. Aby być w pełni gotowym na zmiany w tak szerokim zakresie, firmy powinny zatrudniać sztab ludzi, którego często w mniejszych przedsiębiorstwach nie ma i nie będzie. Z kolei zewnętrzni doradcy i usługodawcy, jak biura rachunkowe, nie są w stanie obsłużyć wszystkich z tych procesów. Najczęściej mają pod kontrolą ostatni etap, czyli ewidencję dokumentów i wyliczanie podatków, tymczasem to obsługa transakcji na wcześniejszych etapach ma ogromny wpływ na bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych.

Dodajmy do tego jeszcze przyspieszającą cyfryzację państwa i presję konkurencyjną czy problemy z rynkiem pracy, nie wspominając już o ambitnych planach budżetowych naszego państwa, także dotyczących ściągalności podatków. Co zatem pozostaje przedsiębiorcom? Realnie oszacować ryzyko, jakim objęta jest prowadzona przez nich działalność gospodarcza, i zaplanować zmiany w procesach biznesowych tak, by zminimalizować ryzyko błędu.

Test przedsiębiorcy

Aby zrozumieć skalę wyzwania, z jakim przychodzi się dziś mierzyć, warto zadać sobie kilka pytań. Na przykład:

• Czy nasza firma sprzedaje towary wrażliwe?
• Kto obsługuje przyjmowanie faktury zakupu i przygotowanie płatności w naszej firmie i czy są to pracownicy poza działem finansowym?
• I analogicznie, kto w naszej firmie przygotowuje i zatwierdza listę przelewów?
• Czy w naszej firmie stosuje się praktykę zlecania przelewów określonego dnia?
• Czy nasza firma zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę?
• W jakim wieku są pracownicy zatrudnieni aktualnie w naszej firmie?
• Czy nasza firma udostępnia swoje wrażliwe dane (np. finansowe czy osobowe) dostawcom zewnętrznym (biura rachunkowe, agencje marketingowe, audytorzy etc.)?
• Czy nasza firma korzysta z aktualnego oprogramowania finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego, handlowego, ERP?
• Czy nasza firma korzysta z oprogramowania biznesowego dostarczanego przez różnych producentów?

Odpowiedzi na te z pozoru banalne pytania wiele powiedzą nam o tym, gdzie dziś jesteśmy na mapie ryzyka (patrz Przypadek 1 oraz Przypadek 2).

Przypadek 1

Kto obsługuje przyjmowanie faktury zakupu i przygotowanie płatności w naszej firmie i czy są to pracownicy poza działem finansowym?

Załóżmy, że w naszej firmie faktury zakupu przyjmuje nie tylko księgowa czy szeroko pojęty dział finansowy, ale także menedżerowie projektów, handlowcy i pracownicy recepcji. To od ich wiedzy i uważności zależy, czy poprawnie zidentyfikują na przykład fakturę, której płatność powinna lub nie powinna zostać wykonana z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. A o pomyłkę nietrudno przy tak skomplikowanych przepisach, gdzie rozpoznania wymaga nabycie każdego ze 150 towarów i usług uznanych przez KAS za wrażliwe, a to wszystko w kontekście wysokości kwoty transakcji. Czy handlowcy lub menedżerowie mają czas na takie rozważania? Raczej nie. A czy dział księgowy ma czas, by do każdej pojedynczej faktury prowadzić indywidualne śledztwo, gdy miesięcznie przedsiębiorstwo przyjmuje setki lub nawet tysiące dokumentów? Raczej też nie. Zatem z pozoru tak banalny proces jak przyjmowanie faktur zakupu może rodzić ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniach i w konsekwencji kar skarbowych.