Zewnętrzna księgowość finansowa, wewnętrzna służba controllingowa

W Polsce wciąż pokutuje pogląd, że własny dział księgowy jest najlepszym rozwiązaniem, a w mojej opinii jest dokładnie na odwrót. Patrząc na mapę Europy, możemy zaobserwować ciekawe zjawisko, tj. na wschód od naszego kraju księgowy zewnętrzny jest praktycznie niespotykany, natomiast na zachód od nas istnieje bardzo wiele dużych przedsiębiorstw rachunkowych rozliczających firmy każdej wielkości (z ciekawostek mniej znanych – cała wielka czwórka [czyli E&Y, Deloitte, KPMG, PwC] ma swoje „odnogi” księgowo-kadrowe). W Polsce na szczęście świadomość przedsiębiorców rośnie z każdym rokiem, stąd też dynamiczny rozwój podmiotów rachunkowych, aczkolwiek wiele nam jeszcze brakuje do zachodnich sąsiadów. Zastanówmy się więc nad kilkoma kwestiami. Dlaczego firmy Europy Zachodniej działają w ten sposób? Jak zorganizować taki model działania i czy warto?

Nowoczesne metody wymiany informacji

Nieuchronnie zbliża się dzień, kiedy faktura papierowa będzie już tylko niemiłym wspomnieniem. Coraz większa świadomość konieczności dbania o środowisko, a także rozwój technologii kierują nas do tzw. punktu paper out, czyli poziomu zużycia papieru na poziomie zerowym. Znacząca liczba firm generuje już faktury elektronicznie i przesyła je do swoich kontrahentów w formie zdigitalizowanej. I nawet nie musi ich drukować, o ile ma możliwość trwałego zabezpieczenia kopii baz danych. Z informacji przekazywanych nam z Ministerstwa Finansów wiemy, że resort pracuje nad rozwiązaniami całkowicie zmieniającymi proces cyfryzacji faktur poprzez wygenerowanie jednego standardowego formatu wymiany faktur online w formie pliku JPK. Mamy również do dyspozycji technologie takie jak skanery, w związku z czym przekazanie plików do firmy księgowej nie jest już teraz tak dużym problemem jak jeszcze parę lat temu. Zewnętrzny księgowy może na bieżąco otrzymywać dokumenty w formie elektronicznej, a np. raz w miesiącu możemy dosyłać mu resztę papierowych oryginałów, które zostały lub nie zostały zeskanowane wcześniej. W dzisiejszych czasach, dzięki rozwojowi technik komunikacyjnych, księgowy jest dostępny tak, jakby siedział tuż za ścianą w pokoju obok.

Już teraz firmy księgowe korzystają z kilku sposobów przekazywania dokumentów elektronicznych, proponując klientom zewnętrzny dysk sieciowy, dedykowany adres e-mail, na który mogą być przesyłane faktury wystawiane przez podmioty dostarczające swoje produkty do klienta. Wspólne Excele z listami wydatków i ich opisami, kodami projektowymi faktur, dekretami. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na dedykowane aplikacje typu paper flow, które każdy dokument umieszczają w jednym repozytorium cyfrowym, z jasnym komunikatem, jak został ujęty. Komunikacja w dzisiejszych czasach jest zdecydowanie łatwiejsza, rewolucja cyfrowa już jest w biurach księgowych, a lada moment wejdzie też do prawa podatkowego/bilansowego.

Oprócz pracy na dokumentach elektronicznych możliwą opcją współpracy jest praca na wspólnych nowoczesnych narzędziach księgowych. W ten sposób programy sprzedażowe czy magazynowe w łatwy i ciągły sposób przesyłają informacje do głównego systemu księgowego. W znacznym stopniu ułatwia to pracę i przyspiesza rozliczanie przedsiębiorstwa, co jest tym istotniejsze, że informacje podatkowe muszą być przekazywane jak najszybciej.

Przy dużych obrotach firmy muszą mieć na pokładzie kilka osób z controllingu. Po pierwsze, finansowy controlling strategiczny, który określi długoterminowe plany firm w kontekście finansowym. Dobrze więc mieć w firmie kogoś piastującego stanowisko dyrektora finansowego, osobę, która weźmie odpowiedzialność za planowanie finansów firmy, a także za koordynację realizacji obowiązków fiskalnych podmiotu. Jednocześnie ktoś dokumenty finansowe musi operacyjnie przetwarzać, zbierać, opłacać, akceptować wydatki. Zazwyczaj taką pracę w firmie ktoś już wykonuje i nie przekazuje się jej na zewnątrz. Zawsze w firmie jest osoba zajmująca się „miękką stroną” kadr, czyli rozwojem pracowników i kształtowaniem polityki wynagrodzeń. Przeważnie należy ona do kadry zarządzającej, która dba o zespół. Całą „twardą stronę” kadr może natomiast robić biuro rachunkowe, czyli takie rzeczy jak pensje, ZUS, PIT-y spadają w zewnętrzne ręce.