System informacji zarządczej

Często słyszymy powiedzenie: „światem rządzi pieniądz”. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie fakt, że każdy pracownik zatrudniony w przedsiębiorstwie ma swojego przełożonego i to właśnie od niego otrzymuje polecenia służbowe. Ostateczne polecenia przekazywane są od osób bezpośrednio zarządzających spółką: zarządu, wspólników, właścicieli. Warto zastanowić się nad tym, co oznacza słowo „zarządzanie”, bo literatura podaje wiele definicji tego słowa. Najbardziej popularna z nich wskazuje zestaw działań (obejmujący planowanie, podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, czyli kierowanie ludźmi, wyznaczanie celów, kontrolowanie), skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe oraz informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób efektywny i szybki¹.

Podejmowane przez zarządzających decyzje mają ukierunkować firmę na osiąganie jak największych zysków. Właściwe kierowanie przedsiębiorstwem wymaga wiedzy, doświadczenia, ale przede wszystkim uzyskanej w odpowiednim momencie informacji zarządczej. W związku z tym wiele firm decyduje się na utworzenie systemu zarządzania informacją. System informacji zarządczej to zintegrowany system ludzi i aplikacji dostarczających informacji wspierających zarządzanie oraz decyzje. Różni się on od tradycyjnych systemów i stanowi wsparcie przy prowadzeniu kontroli wewnętrznej organizacji.

System informacji zarządczej jest tworzony przede wszystkim w oparciu o:

• potrzeby informacyjne odbiorców,
• specyfikę organizacji oraz rodzaj branży (usługowa, handlowa, produkcyjna),
• rodzaj systemów informatycznych wykorzystywanych przez firmę.

Coraz częściej na rynku pojawiają się gotowe modele do zarządzania informacją w przedsiębiorstwie, oparte na różnorakich systemach. Najczęściej takie rozwiązania są kosztowne i wymagają wsparcia podmiotów zewnętrznych w przypadku modyfikacji czy rozszerzenia potrzeb raportowych. Firmy rozpoczynające działalność zazwyczaj nie mogą sobie pozwolić na takie rozwiązania. Bardzo dobrym pomysłem staje się wówczas stworzenie własnego systemu, natomiast konieczne jest przeprowadzenie oceny możliwości jego wdrożenia. Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu informacji zarządczej powinniśmy zwrócić uwagę na koszty, jakie będziemy musieli z tego tytułu ponieść, na założony zwrot z zainwestowanego kapitału oraz na potrzeby informacyjne naszego biznesu.

Dotychczas jednym z najlepszych rozwiązań było uruchomienie hurtowni danych. W tym przypadku jednak największą barierą są zazwyczaj zasoby technologiczne firmy oraz brak odpowiednio wykwalifikowanego personelu, przez co to działanie również staje się kosztowne. Pierwsze etapy prac przy wprowadzeniu hurtowni są zazwyczaj bardzo czasochłonne, ale w zamian otrzymujemy znacznie więcej możliwości analitycznych. Odświeżanie stworzonych przy pomocy tego rozwiązania raportów będzie znacznie prostsze oraz szybsze.

Nasz system raportowania zarządczego możemy stworzyć też przy pomocy łatwiejszych w obsłudze programów (m.in. Excel). W tym rozwiązaniu także spotykamy bariery. Dane przychodowe zawierają na ogół dużą liczbę rekordów, co stanowi zdecydowane utrudnienie w sporządzaniu raportu za pomocą arkusza kalkulacyjnego.

Przy jego tworzeniu pojawia się podstawowe pytanie: kiedy będziemy mogli uznać, że nasz system informacji zarządczej spełnia swoje zadanie?

Dobrze opracowany system informacji zarządczej powinien:

• dostarczać informacji o sytuacji wewnątrz przedsiębiorstwa,
• zawierać raporty sporządzane cyklicznie w odpowiednich przedziałach czasowych (w zależności od rodzaju raportu),
• zawierać raporty umożliwiające porównywanie danych w czasie,
• prezentować informacje w sposób zwięzły (zawierać najważniejsze fakty z wybranego przedziału czasowego),
• zawierać odpowiednio dobrane oraz opracowane wskaźniki zarządcze do danego zagadnienia,
• zapewniać maksymalną użyteczność oraz funkcjonalność dla użytkowników,
• umożliwiać efektywną kontrolę zasobów jednostki,
• umożliwiać pracę wielu użytkowników jednocześnie,
• zapewniać łatwość w przystosowaniu się do zmian w organizacji,
• zapewniać przewagę korzyści nad kosztami utrzymania systemu.