System budżetowy – z dostawcą czy bez?
Decydując się na wdrożenie jakiejkolwiek nowej technologii, a w szczególności systemu informatycznego, musimy zmierzyć się z wieloma dylematami. Większość z nich dałoby się pewnie sprowadzić do wspólnego pytania: Czy to się w ogóle opłaca? Osobą, która w firmie najczęściej zadaje to pytanie, jest zwykle controller. Ale co, jeśli to controllerowi zamarzy się narzędzie do budżetowania czy raportowania? Pojawia się wtedy klasyczny paradoks – paradoks controllera. Bo jak przekonać wszystkich, że system do budżetowania to świetne narzędzie? A do tego opłacalne?
O ile w przypadku technologii związanych bezpośrednio z produkcją czy ograniczaniem kosztów pole do popisu przy wyliczaniu stopy zwrotu z inwestycji jest ogromne, o tyle w przypadku systemów wspierających, takich jak system do budżetowania, z reguły jednym z najważniejszych kryteriów jest cena. Tylko na czym zaoszczędzić? Na technologii? Można by poświęcić jej kilka kolejnych artykułów. Tych, którzy uważają, że to świetne miejsce na minimalizację kosztów, odsyłam do narzędzi „klasy Excel”. Prawdopodobnie znalezienie czegoś bardziej efektywnego kosztowo będzie bardzo trudne. Ale dla tych, którzy etap Excela mają już za sobą albo zaczęli właśnie zauważać jego ograniczenia, inną metodą oszczędności może być minimalizacja kosztów wdrożenia. Tylko jak to zrobić? Wdrożyć system samodzielnie!
Na drodze do oszczędności
To prawda, że na dzisiejszym rynku trudno znaleźć produkt typowo pudełkowy (dziś nawet Excela trudno kupić w pudełku), a firmy zajmujące się sprzedażą systemów budżetowych oferują kompleksowe implementacje, często nawet doradztwo w optymalizowaniu czy definiowaniu procesów. Niewątpliwie zaletą wykorzystania takich firm jest możliwość skorzystania z ich know-how, z setkami wdrożeń i latami doświadczeń. Za wszystko jednak trzeba zapłacić. Nie da się wdrożyć systemu zupełnie bezkosztowo, ale koszty można minimalizować, a przy tym wykorzystać własne doświadczenia w analizowaniu biznesu.
Proces wdrożenia etap po etapie
Przeanalizujmy proces wdrożenia systemu raportowo-planistycznego pod kątem zaangażowania zewnętrznych konsultantów oraz własnych zasobów. Standardowo każde wdrożenie rozpoczyna się od warsztatów, na których zewnętrzny zespół wdrożeniowy zostaje wprowadzony w realia biznesu, zdobywa wiedzę o procesie planistycznym i poznaje szczegółowe oczekiwania zamawiającego. W zależności od stopnia skomplikowania wdrożenia etap ten trwa od kilku do kilkunastu dni i zwykle uznawany jest za zamknięty, gdy zgodnie z harmonogramem zakończy się ostatnie z zaplanowanych spotkań. Etap ten angażuje zwykle całe zespoły wdrożeniowe zarówno po jednej, jak i po drugiej stronie.
Drugi etap jest ściśle techniczny i polega na instalacji i konfiguracji komponentów środowiska wdrażanego systemu na infrastrukturze zamawiającego. Etap ten często bywa prowadzony równolegle z poprzednim, gdyż po stronie zamawiającego angażuje raczej zespół IT niż komórkę zajmującą się w organizacji controllingiem.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 76% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
