Współpraca z konsultantami SAP – czy to musi boleć?
Kiedy w firmie pojawia się hasło: „wdrożenie SAP”, dla większości pracowników nie oznacza to zupełnie nic. Są jednak tacy, którzy wiedzą, że czekają ich długie godziny wytężonej pracy projektowej. Jedno jest pewne – wdrożenie SAP to proces skomplikowany i narażony na wystąpienie błędów, szczególnie jeśli komunikacja na linii firma – firma wdrożeniowa nie przebiega sprawnie. W tekście podpowiadamy zatem, jak zorganizować służby informatyczne i jak współpracować z firmą wdrożeniową, aby projekt zamknął się w oczekiwanym czasie i uzyskał pozytywne referencje użytkowników końcowych.
Aby właściwie rozprawić się z postawionym problemem, należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: kim jest konsultant SAP i jakie powinien mieć kompetencje? Jaką rolę pełni project manager? Kim są kierownicy projektu po stronie firmy wdrażającej rozwiązanie i jakimi cechami powinni się charakteryzować? Ale to jeszcze nie wszystko. W dalszej kolejności warto mieć świadomość, dlaczego symetria w organizacji obu zespołów projektowych jest kluczowa, do czego służą narzędzia komunikacyjne, a przede wszystkim, jak właściwie reagować na sytuacje kryzysowe.
Kim jest konsultant SAP i jak wygląda jego praca?
Częstym wyzwaniem w relacji firmy, która chce mieć wdrożone narzędzie informatyczne, z firmą wdrażającą jest przezwyciężenie braków w rozumieniu poszczególnych kompetencji i charakteru pracy konsultantów zajmujących się konkretnymi procesami biznesowymi. W większości przypadków konsultanci są przydzielani do poszczególnych zakresów kompetencyjnych i funkcyjnych. W przypadku SAP są to moduły obejmujące obszary takie, jak: finanse, controlling, logistyka CRM, HR.
Konsultant w zespole pełni rolę pierwszego kontaktu z zespołem wdrożeniowym po stronie klienta. Jego zadaniem jest zebranie informacji charakterystycznych dla danego biznesu w celu znalezienia optymalnego rozwiązania systemowego. Możemy sobie jednak już teraz wyobrazić, że po stronie klienta mamy osobę, która najlepiej zna procesy biznesowe związane z jego obszarem, np. finansami. W efekcie relacji dwóch specjalistów powstanie koncepcja wykorzystania funkcji modułu SAP przydatnej w danej jednostce gospodarczej. Zadaniem konsultanta SAP jest dokładne opisanie stanu aktualnego w ramach wdrożenia oraz zaproponowanie optymalnego rozwiązania na poziomie procesów SAP.
Przedsiębiorstwo, które przygotowuje się na wdrożenie, najczęściej otrzymuje portfolia konsultantów, którzy będą przeprowadzać wywiady i analizy w jego środowisku biznesowym. Warto więc, aby osoby decyzyjne zwróciły uwagę na następujące cechy i umiejętności po stronie potencjalnego konsultanta:
- umiejętność słuchania tego, co przedstawiciele firmy mają do powiedzenia,
- zdolność do przełożenia procesu biznesowego na język SAP, czyli zadania, które będą do wykonania bezpośrednio w systemie,
- umiejętność jasnego i zwięzłego przygotowania opisu rozwiązania i klarownego przekazania wytycznych dla programistów ABAP, jeżeli zajdzie taka potrzeba,
- elastyczność, aby w porę i właściwie reagować na zmienne wymagania (a takie zazwyczaj się pojawiają),
- wysoka merytoryczność w ramach obsługiwanego przez siebie modułu, np. w przypadku konsultanta SAP FI (finanse) ważna jest poszerzona wiedza o bieżących przepisach, w szczególności dotyczących podatku VAT.
Dobrze też wiedzieć, jak wygląda tryb pracy konsultanta. Poza zadaniami, które wykonuje w miejscu pracy, często pracuje też zdalnie z domu. Częścią jego pracy są także regularne wizyty w siedzibie firmy, w której wdrażany jest projekt (praca u klienta). Z tego względu warto zwrócić uwagę, czy wybrany konsultant ma zdolności związane z planowaniem i organizacją. Ważne też, by upewnić się, czy konsultant jest członkiem więcej niż jednego zespołu projektowego, ponieważ przy skomplikowanym wdrożeniu konieczna jest duża elastyczność i umiejętność szybkiego przełączania się pomiędzy projektami.
Słowniczek pojęć ról przy wdrożeniu rozwiązań SAP:
Project manager – osoba koordynująca całość projektu. Odpowiada za zakres projektu, zasoby oraz finansowe powodzenie przedsięwzięcia;
Konsultanci modułowi – eksperci w ramach danego modułu (FI, CO, SD, MM etc.), znający elementy ustawień charakterystycznych dla niego i możliwości ich dostosowywania do potrzeb klienta.
Programiści ABAP – programiści/deweloperzy tworzący obiekty w języku ABAP (języku programowania SAP), odpowiedzialni za powstawanie dodatkowych funkcjonalności biznesowych w tym języku programowania.
Testerzy – to przeważnie konsultanci modułowi odpowiedzialni za przeprowadzenie testów jednostkowych danego rozwiązania.
BASIS – zespół odpowiedzialny za poprawną instalację środowiska SAP oraz przestrzeganie reguł zarządzania i utrzymania systemu SAP.
Kompetencje project managera
Project manager jest główną osobą kontaktową pomiędzy firmą wdrożeniową a klientem na etapie realizacji projektu. Jest on odpowiedzialny za kompleksowe przygotowanie projektu, co oznacza:
- przygotowanie oficjalnej dokumentacji projektowej (karta projektu, lista otwartych zadań, rejestr prac dodatkowych – CR),
- identyfikację osób w projekcie po obu stronach wdrożenia (kto jest kim, dane personalne, numery telefonów, e-maile),
- ustalony plan projektu (harmonogram i fazy projektu uwzględniające urlopy członków zespołu),
- narzędzia, jakimi będziemy się posługiwać (komunikatory, e-mail, Sharepoint, Jira, Confluence),
- plan komunikacji (liczba i częstotliwość spotkań, także jej rodzaje: telekonferencje, e-maile, spotkania na żywo).
Project manager zarządza zespołem po stronie firmy wdrożeniowej oraz jest osobą zbierającą wymagania ze strony klienta. W przypadku konfliktów lub trudności jest pierwszą osobą informowaną przez klienta o nieprawidłowościach w projekcie. W zakresie własnych obowiązków jest odpowiedzialny za trzy obszary:
- Realizację zakresu projektu w wyznaczonym czasie;
- Zasoby przydzielone do projektu (role w projekcie);
- Wynik finansowy projektu.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 62% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
