Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF), który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 roku, zostanie wdrożony w późniejszym terminie. W okresie od 16 lutego do 1 marca 2024 roku odbyły się spotkania konsultacyjne w sprawie rozwiązań prawnych i funkcjonalności KSeF. MF opublikowało również odpowiedzi na pytania dotyczące możliwych zmian w KSeF.
W niniejszym opracowaniu wskazano najbardziej istotne pytania i odpowiedzi dostępne na chwilę obecną.
1. Czy podatnicy zwolnieni z VAT podlegają KSeF?
W obecnym brzmieniu przepisów obowiązek wystawienia faktury w KSeF dotyczył będzie m.in. faktur wystawianych na rzecz podatników zwolnionych z VAT. Jednocześnie jedyną możliwością weryfikacji statusu kontrahenta jest Wykaz Podatników VAT. Widoczni są w nim tylko podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni oraz zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni. Sprzedawcy nie mają więc możliwości identyfikacji podatników korzystających ze zwolnienia, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni. Do takiej grupy kontrahentów należą np. osoby prowadzące najem prywatny, nieposiadające identyfikatora podatkowego NIP ani wpisu do CEIDG. Jak MF planuje wspomóc podatników we właściwej weryfikacji statusu kontrahentów?
Z uwagi na podnoszone przez przedsiębiorców wątpliwości powyższe zagadnienie będzie przedmiotem szczegółowej analizy po stronie MF. Kluczowe będą także wyniki konsultacji publicznych. Ewentualne zmiany będą dokonywane w dialogu z przedsiębiorcami.
2. Jakie będą wymogi funkcjonalności systemu?
Które z dotychczas określonych wymagań funkcjonalnych dotyczących KSeF zostaną utrzymane w ostatecznym rozwiązaniu, a które zostaną zmienione i w jaki sposób? Przykładowo:
- czy datą wystawienia faktury będzie nadal data przesłania faktury do KSeF?
- czy transakcje B2C będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?
- czy zachowana zostanie numeracja faktur numerami ID KSeF i konieczność pobrania numeru faktury ID KSeF, daty wystawienia z KSeF do systemów wewnętrznych przedsiębiorców (np. dla potrzeb wystawiania faktur korygujących lub wskazania ID KSeF w przelewach)?
- czy planowane są zmiany w strukturze dotyczące pola IDWew?
Nie są planowane zmiany dotyczące art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w myśl którego fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. MF nie zdiagnozowało także potrzeby dokonania zmian związanych z nadawaniem numerów KSeF. Nie jest planowana likwidacja obowiązku wskazywania numeru KSeF faktury w przelewie.
Nie przewiduje się również modyfikacji struktury FA (2) w zakresie pola IDWew dotyczącego modelu uprawnień wykorzystującego unikatowy identyfikator wewnętrzny zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
Kwestia ewentualnego włączenia do KSeF faktur B2C zostanie rozstrzygnięta w oparciu o wyniki konsultacji publicznych.
3. Jakie instrumenty wsparcia dla przedsiębiorców przewiduje MF?
Jakie instrumenty wsparcia przewiduje MF dla przedsiębiorców w związku z wydatkami już poniesionymi na wdrożenie KSeF i które zostaną poniesione do zakończenia wdrożenia, w przypadku ewentualnej zmiany wymagań dot. funkcjonalności?
Bezpośrednie korzyści biznesowe związane z KSeF przedsiębiorcy odczują po wdrożeniu systemu. Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży się na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności.
Warto podkreślić, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, co daje realną możliwość oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów przez przedsiębiorców.
Do instrumentów wsparcia podatników zaliczają się także udostępnione przez MF bezpłatne narzędzia, tj. Aplikacja Podatnika KSeF czy zaktualizowana e-mikrofirma. Trwają prace nad udostępnieniem aplikacji mobilnej. Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy mogą uwzględnić koszty wdrożenia KSeF w podatku dochodowym, a podatnicy VAT czynni mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego w przypadku zakupów towarów i usług związanych z wdrożeniem KSeF.
4. Jaki jest harmonogram wdrożenia przepisów KSeF?
Czy planowane wejście w życie obligatoryjnego KSeF odbędzie się w tym samym terminie dla wszystkich podatników, czy raczej kolejne rozwiązania będą wprowadzane stopniowo w zależności od wielkości firmy?
Czy w początkowym okresie wejścia w życie obligatoryjnego KSeF rozważana jest koncepcja bardziej liberalnego podejścia do niektórych obowiązków nałożonych na podatników, tj. pewna wyrozumiałość co do ewentualnych błędów, niedotrzymywania terminów, czy też mniejsza penalizacja?
Z uwagi na podnoszone przez przedsiębiorców wątpliwości powyższe zagadnienie będzie przedmiotem szczegółowej analizy po stronie MF (zagadnienie to będzie omawiane w specjalnej grupie z udziałem osób, które zgłoszą się do jej prac).
5. Czy MF planuje zmiany w strukturze logicznej FA (2)?
Struktura e-faktury na etapie jej projektowania była poddana szerokim konsultacjom publicznym. Uwagi zgłaszane w trakcie konsultacji zostały w dużej mierze uwzględnione.
Struktura FA (2) oprócz elementów, których występowanie regulowane jest w art. 106a–106q ustawy o podatku od towarów i usług, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku.
Biorąc powyższe pod uwagę, MF nie przewiduje modyfikacji struktury FA (2). Powodem przemawiającym za pozostawieniem obecnej struktury są koszty po stronie przedsiębiorców związane z przeprowadzeniem już zamówionych produktów. Ponadto taka decyzja mogłaby wydłużyć okres potrzebny do ich wdrożenia.
6. Czy planowane jest wprowadzenie w KSeF automatycznej weryfikacji statusu kontrahenta z Wykazem Podatników VAT?
Aktualnie nie jest planowane wprowadzenie takiej funkcjonalności. Biorąc pod uwagę, że Wykaz Podatników VAT zawiera wyłącznie podatników zarejestrowanych do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni), takie podejście nie pozwoliłoby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF.
7. Czy w KSeF wchodzą też dokumenty niebędące fakturami?
W wielu firmach rozliczanie wydatków (np. automatyczne transakcje, zamówienia przy użyciu EDI, stacje benzynowe, gastronomia, hotele, artykuły biurowe, podróże itp.) opiera się na identyfikacji zakupów na podstawie fizycznego dokumentu. W dobie KSeF pomysłem na zaadresowanie tej potrzeby są osobne dokumenty niebędące fakturami (np. pdf ze specyfikacją zamówienia lub dokument bez nazwy „faktura”).
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF skutkuje zmianami wyłącznie w sposobie wystawiania faktur. W związku z tym dotychczasowe praktyki dotyczące fakturowania powinny zostać dostosowane do założeń KSeF. Celem MF nie jest eliminacja działań polegających na wydawaniu innych niż faktury dokumentów, np. specyfikacji zamówienia. Tego typu dokumenty nie będą jednak przesyłane do KSeF.
8. Jaki jest termin na dosłanie faktur do KSeF?
Czy planowane jest wydłużenie terminu na dosłanie do KSeF faktur wystawionych w tzw. trybie offline i w trybie awaryjnym?
Nie są planowane takie zmiany. Obecne rozwiązanie zapewnia odpowiedni stopień efektywności konieczny w celu uszczelnienia systemu podatkowego.
9. Czy kontrahent zagraniczny ma obowiązek przekazania faktury przez KSeF?
Jak obecnie pod kątem obowiązkowego KSeF wygląda kwestia fakturowania przez podmiot zagraniczny lub gdy występuje on w roli nabywcy? Dlaczego podmioty zagraniczne są wyłączone z obowiązkowego KSeF?
Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.
Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy w roli nabywcy wystąpi:
- podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
- podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostępnienia faktury nabywcy. Może to być np. przekazanie faktury w postaci papierowej lub wysyłka faktury w postaci pliku pdf (w wiadomości e-mail). Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą.
10. Czy przepisy KSeF dotyczą podatników zagranicznych zarejestrowanych dla celów VAT w Polsce?
Czy zagraniczny podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce, ale nieposiadający siedziby w Polsce, spełnia kryteria posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski i tym samym jest objęty obowiązkiem e-fakturowania? Jak podatnicy mają zabezpieczyć weryfikację kontrahenta pod kątem siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czy samo oświadczenie kontrahenta zagranicznego wystarczy?
Mając na względzie brak objęcia obowiązkiem wystawiania w KSeF faktur przez podatników, o których mowa w odpowiedzi na pytanie 9, ocena, czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce, posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. Planowane jest wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia, czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.
11. Czy nałożenie obowiązku fakturowania w KSeF przez podatników zagranicznych, którzy mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, jest zgodne z prawem UE?
Zakłada się, że podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiadający na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest faktura, będą objęci obligatoryjnym e-fakturowaniem. Regulacja zawarta w dodawanym do ustawy art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług jest zatem zgodna z regulacjami UE.
12. Czy planowane jest zniesienie obowiązku podawania danych wszystkich faktur pierwotnych (numerów KSeF, dat wystawienia) w przypadku wystawiania faktur korygujących zbiorczych?
Struktura FA (2) jest dostosowana do wystawiania faktur korygujących zbiorczych. W jednej fakturze korygującej można podać dane wielu faktur korygowanych. Wymóg podawania danych faktury korygowanej jest zgodny z treścią obowiązujących przepisów (art. 106j ust. 2 i ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).
13. W jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika, który jest osobą fizyczną?
W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi, pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu, autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.
14. W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?
W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
15. Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktury w imieniu podatnika/firmy?
W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez MF webowej aplikacji KSeF dla podatników.
16. Czy w KSeF przewidziana jest procedura samofakturowania?
Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.
17. Czy można poprzez API KSeF nadać osobie fizycznej uprawnienie do wystawiania faktur w czyimś imieniu? Czy osoba uprawniona musi założyć w związku z tym konto w KSeF? W jaki sposób ma to zrobić?
Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane, nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
18. Czy konta w KSeF są zakładane tylko na osoby fizyczne? Czy mogą być również konta zakładane na firmy?
Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).
19. Czy jeśli faktury sprzedażowe wystawia w czyimś imieniu biuro rachunkowe, to czy istnieje konieczność każdorazowego upoważniania do wystawiania faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?
W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur, np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.
20. Czy można wskazywać jako osoby uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu osoby spoza firmy, np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, czy też należy wskazywać to biuro?
W ramach KSeF podatnik ma wybór, czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.
21. Co powinien zrobić komornik oraz organ egzekucyjny, aby korzystać z KSeF?
Komornik jest osobą fizyczną i może korzystać z systemu bez dokonywania zgłoszeń. Fakt, że dana osoba jest komornikiem, jest w systemie odnotowany automatycznie na podstawie dostępnych rejestrów. Komornik będzie mógł nadawać dalsze uprawnienia wyłącznie elektronicznie w systemie.
Organ egzekucyjny, aby zacząć korzystać z KSeF, będzie musiał złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego obsługującego ten organ.
22. Co z podmiotami zagranicznymi, które działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników i nie mają żadnych podpisów elektronicznych? Czy pełnomocnik będzie mógł działać w imieniu podatnika w KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw?
Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).
23. Co z nadawaniem uprawnień w przypadku sp. z o.o.? Czy wystarczy, że w przypadku jednoosobowego zarządu prezes przez ZAW-FA nada wszelkie uprawnienia do KSeF dla dyrektora finansowego, a potem dyrektor już w samym systemie KSeF może nadawać dalsze uprawnienia np. dla księgowych do wystawiania faktur? Czy już sam prezes musi nadać przez ZAW-FA uprawnienia księgowym?
Spółka z o.o. (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Jeżeli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej, to będzie mogła złożyć ZAW-FA. ZAW-FA podpisuje osoba reprezentująca spółkę. W zawiadomieniu wskazuje się osobę uprawnioną, np. dyrektora finansowego. Osoba wyznaczona w ZAW-FA będzie mogła także nadać dalsze uprawnienia elektronicznie w systemie (np. do wystawiania faktur) kolejnym osobom fizycznym, np. księgowym.
24. Czy FV wystawiona w KSeF będzie widoczna dla osoby uprawnionej/biura rachunkowego od razu, czy dopiero po zatwierdzeniu jej przez nabywcę?
Faktura jest widoczna w momencie jej przetworzenia przez system KSeF. Dzieje się to co do zasady automatycznie, bez opóźnień.
25. Generujemy token i wgrywamy go do programu komercyjnego. Czy możemy wysyłać i pobierać faktury z KSeF bez dodatkowych podpisów (Profil Zaufany)?
Tak, pod warunkiem że generując token, posiada się właściwe uprawnienia np. do wysyłania faktur w KSeF i w ramach tych uprawnień ten token jest generowany.
