Płatności faktur na czas a zatory płatnicze

Gdy pod koniec marca 2020 r. zaczęła się w Polsce niepewność związana z zatorami płatniczymi związanymi z COVID-19, kilka sieci handlowych ogłosiło, że skróci terminy płatności za faktury od swoich dostawców. Taka akcja cieszy, ale u controllerów finansowych pojawia się wątpliwość odnośnie zdolności wykonania nowych założeń. Za teoretycznym skróceniem terminów płatności powinno iść bowiem ich wyegzekwowanie w praktyce. Jak tego dopilnować we własnej organizacji? Jak sprawdzić, czy wywiązujemy się ze swoich zobowiązań na czas? Oczywiście analizując nasze własne dane. Przyjrzyjmy się analitycznym aspektom procesu płatności faktur i skutecznym sposobom jego monitorowania i usprawniania.

Dlaczego monitorować płatności na czas?

Poza wpływem na otoczenie firmy (łańcuch płatności), uniknięciem odsetek karnych czy korzystaniem z rabatów za wczesną płatność jest jeszcze co najmniej kilka powodów, dla których warto monitorować płatności:

• Relacje z dostawcami. Dotrzymywanie terminów płatności buduje nasz wizerunek u dostawców. Ma to również realne przełożenie na funkcjonowanie naszej firmy. Może się zdarzyć sytuacja, gdy z powodu nieopłaconych faktur dostawca odmówi zaopatrzenia w kluczowy surowiec, co w czasach produkcji just-in-time może mieć katastrofalne skutki.
• Relacje z pracownikami. Szczególnym typem dostawcy bywa pracownik firmy. Płatności za rozliczenia podróży (zwrot poniesionych kosztów) lub faktury od pracowników na umowach B2B. Takie zobowiązania podlegają płatności jak „zwykłe” faktury i również mogą podlegać analizie terminowości.
• Kwestie wizerunkowe (ryzyko utraty wiarygodności). Wśród pracowników firmy ABC krąży historia o delegacji firmowej, której odmówiono noclegu w hotelu. Mając rezerwację, udali się późnym wieczorem do recepcji, ale obsługa odmówiła zameldowania. Powodem była nieuregulowana płatność za ostatni pobyt innych osób z firmy. Pracownicy musieli wyłożyć gotówkę lub w środku nocy zacząć szukać innego noclegu. Jak wykazało późniejsze wewnętrzne dochodzenie, faktura utknęła w dziale skanowania dokumentów (wprowadzającym faktury do systemu OCR i workflow).
• SLA (Service Level Agreement). Gdy księgowaniem i płaceniem faktur w firmie zajmuje się wyspecjalizowana jednostka, tzw. centrum usług wspólnych (CUW, SSC), w umowie z klientem zobowiązujemy się do takiego zarządzania całym procesem, by odpowiedni procent faktur był płacony na czas. Optymalizacja wszystkich etapów procesowania faktur, poza względami kosztowymi, podporządkowana jest wskaźnikowi płatności na czas. Monitorowanie go jest wtedy wręcz naszym podstawowym obowiązkiem.