Organizacja i prowadzenie zebrań
Każdy szef sprzedaży organizuje i prowadzi dziesiątki zebrań rocznie. Tymczasem większość handlowców uważa, że są one zbędne i niewiele wnoszą do ich codziennej pracy. Czasem po spotkaniu pojawiają się komentarze typu: „zamiast zwoływać zebranie, trzeba było to wszystko napisać w e-mailu”. Jako szefowie sprzedaży jesteśmy wzywani na zebrania menedżerów lub kierowników i – podobnie jak nasi podwładni – chodzimy na nie niechętnie, mimo iż doskonale wiemy, że są bardzo potrzebne. Czy zastanawiasz się czasem, jak powinno wyglądać idealne zebranie? Takie, którego pracownicy wręcz nie mogą się doczekać?
Mój znajomy uważa, że najlepsze zebranie to takie, na które wszyscy przyjdą, ponieważ nie musisz później powtarzać wszystkiego pięć razy. Kiedyś przechodziłam korytarzem obok jego gabinetu, z którego nagle wyszła grupa ludzi – wszyscy byli uśmiechnięci od ucha do ucha. Zapytałam kurtuazyjnie: „dlaczego jesteście tacy zadowoleni?”, na co odpowiedzieli: „ponieważ zebranie wreszcie się skończyło”. Rozmyślałam wówczas nad organizacją i prowadzeniem własnych zebrań tak dużo jak nigdy dotąd. Jeżeli organizacja i prowadzenie spotkań z podwładnymi dotyczy również ciebie – przeczytaj, co udało mi się wypracować przez ostatnie kilka lat.
Rodzaje zebrań
Największym błędem jest to, że w czasie jednego zebrania staramy się załatwić wszystkie sprawy. Przez to może stracić ono sens, ponieważ formuła zebrania polega na tym, żeby wspólnie coś na nim ustalić, postanowić i wypracować. Kiedy chcemy omówić zbyt wiele spraw na jednym spotkaniu, wychodzi z tego monolog informacyjny, który (jak twierdzą uczestnicy takich spotkań) rzeczywiście czasem można by zastąpić e-mailem. Zebranie jest organizowane nie tylko po to, by zebrać ludzi w jednym miejscu, lecz także po to, by usłyszeć od nich różne informacje, opinie i pomysły. Wówczas ma ono sens i staje się przydatne dla wszystkich. Podczas zebrania pracownicy utożsamiają się z firmą, stają się jej członkami poprzez możliwość wypowiedzi i współuczestniczenia w sprawach firmy. Dlatego wyróżnia się kilka rodzajów zebrań:
Zebrania poświęcone informowaniu o zmianach, działaniach i decyzjach „góry”. Tutaj ważne jest stanowisko szefa. Jeśli powiemy na głos, że zmiany są na gorsze i wszyscy na nich ucierpimy, pojawi się bunt, z którym trudno będzie nam się uporać. Jeśli przedstawimy zmianę jako fakt, do którego musimy się przystosować, ponieważ decyzje już zapadły i nie mamy na nie wpływu, a przy tym pokażemy kilka pozytywnych stron całej sytuacji, możemy pobudzić grupę do dyskusji, w jaki sposób wykorzystać tę zmianę, aby przyniosła nam jak największe korzyści. Przecież nawet przy podniesieniu cen produktów lub usług oferowanych przez firmę handlowcy zyskują na nieco wyższej prowizji (procent od wyższej kwoty to zawsze wyższy wynik finansowy). Również dla nas jako szefów jest to korzyść – szybciej zrealizujemy plany sprzedażowe.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 83% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
