Nie ma firmy bez nadużyć

Pod koniec 2010 r. firma Euler Hermes opublikowała raport, z którego wynika, że 77% polskich firm cierpi na nadużycia ze strony pracowników. Najwięcej tych nadużyć ma miejsce w działach: finansowych, zakupów i sprzedaży. Jak się przed nimi zabezpieczyć?

Nie odniosę się do wyników tego raportu, bo z badań ACFE wynika, że rocznie od kilku do kilkunastu procent firm dotykanych jest nadużyciami. Biorąc pod uwagę bardziej istotne przypadki, mogę stwierdzić, że 77% może być pewną przesadą. Działy finansowe, sprzedaży i zakupów to rzeczywiście te obszary w firmie, które najczęściej zostają dotknięte nadużyciami, przy czym w każdym z tych działów mamy zupełnie inne schematy popełniania nadużyć. Przykładowo, dział finansowy to miejsce, gdzie nadużycia występują na dwóch płaszczyznach. Albo na poziomie pracowników działu finansowego – wówczas gdy pracownicy, zazwyczaj poprzez złą organizację pracy lub niewystarczający nadzór nad wykonywanymi działaniami, wykonują czynności sprowadzające się do wyprowadzenia gotówki z firmy. Bo z nadużyciem mamy do czynienia wtedy, gdy pracodawca poniesie szkodę. W dziale finansowym, oczywiście, można wynieść ryzę papieru, kilka ołówków bądź długopisów, ale tu chodzi o sytuację, w której osoby na różnym szczeblu – pracownik działu księgowości, główna księgowa, dyrektor finansowy – wyprowadzają gotówkę na zewnątrz firmy. Aby się zabezpieczyć, należy odpowiednio rozdzielić obowiązki. Jest to o tyle istotne, że firmy często postrzegają księgowość i finanse jako dział backoffice, jako bardziej centrum kosztowe niż przychodowe. Mieliśmy ostatnio przykład firmy, w której, w wyniku restrukturyzacji, dział księgowy zmniejszył się z 18 osób do 8. I tych 8 osób zaczęło pełnić po kilka funkcji jednocześnie, co ułatwiło im popełnienie nadużyć – jedna z księgowych miała możliwość zakładania i modyfikowania danych kontrahentów w systemie, generowała z tego samego systemu listy przelewów do wykonania, wykonywała te przelewy, a następnie dawała wyciągi i księgowała. I właśnie skupienie w jej ręku wszystkich czynności spowodowało, że mogła manipulować kontami, na które były przekazywane przelewy, a następnie przeksięgowywać przelewy, które po wykonaniu księgowała na kontach dostawców, czyli tak naprawdę przeskakiwała z konta na konto, odmładzając stan na kontach dostawcy.