Mapa procesu oraz pomiar wartości dla jego elementów

Zarządzanie to praktyczna dyscyplina nauki na temat podejmowania decyzji i ich skutków. Nauka ta powinna opierać się na rzetelnych danych pochodzących z mierzalnych procesów. Powyższe zdanie wydaje się oczywistością, jednak biorąc pod uwagę całą masę publikacji z zakresu zarządzania, w tym zarządzania produkcją, można dojść do wniosku, że w wielu przypadkach brakuje jednak elementu decyzyjnego opartego na rzetelnych danych. Inaczej mówiąc – wiele narzędzi zarządzania jedynie „opowiada” o procesie podejmowania decyzji, a jeśli nawet pojawia się komponent danych, które w procesie analizy transformują w informacje, to nie pada odpowiedź, w jaki sposób je zbierać, badać oraz oceniać.

Wydaje się, że jest to poważny dylemat towarzyszący menedżerom w procesie podejmowania decyzji. Ma on dwie warstwy.

Do pierwszej warstwy możemy zaliczyć problem odwzorowania przebiegu procesu biznesowego oraz umieszczenia na tejże mapie parametrów (wartości), które wpływają na stan (stany) tego procesu.

Druga warstwa to pomiar skutków występowania konkretnych parametrów procesów, a finalnie interpretacja raportów, które powinny wspierać menedżerów w procesach zarządczych.

W dobie wszechobecnej informatyzacji rozwiązanie powyższych problemów nie powinno teoretycznie stanowić problemu, pod warunkiem posiadania odpowiedniego zestawu narzędzi. Rozwiązanie (narzędzia) omówione w niniejszym tekście nie będzie klasycznym podejściem do value stream mapping, natomiast będzie się odnosić do rozwiązania dylematu dotyczącego pozyskania danych i ich transformacji do informacji.

BPMN jako język opisu procesu

W (nie)klasycznym podejściu do VSM warto zacząć od zdefiniowania języku opisu modelu procesu (np. produkcji), który będzie służył do stworzenia finalnej mapy. Idealnym narzędziem do zrealizowania tego celu jest Business Process Modeling Notation (BPMN), czyli ogólnoświatowy standard opisu modelu procesu biznesowego. Język ten składa się z zestawu czterech podstawowych obszarów:

• czynności,
• bramek decyzyjnych,
• zdarzeń,
• artefaktów.

Czynności w modelu BPMN odpowiadają za zużycie zasobów i kreowanie produktu finalnego – reprezentują pracę. W trakcie modelowania są zasilane danymi, takimi jak czas czy zasób. Dane te mogą być statyczne, czyli wpisane „na sztywno do modelu”, jak też być zapisane w kontenerach, które fachowo nazywa się atrybutami. Wykorzystanie atrybutów w procesie tworzenia modelu to podejście zaawansowane, ale powoduje, że proces tworzenia mapy przenoszony jest w sferę abstrakcji. Dzieje się tak dlatego, że definiując atrybut, menedżer może zupełnie pominąć problem symulacji, czyli sytuacji, w której model będzie badany względem zmiany jego kluczowych parametrów. Wykorzystanie atrybutów pozwala na powiązanie właściwości czynności z zewnętrznymi danymi, pochodzącymi wprost z systemu ERP lub z MS Excel, co umożliwia prowadzenie rzeczywistych analiz As Is – To Be. Raport z takiej analizy zawiera informacje na temat stanu poszczególnych symulacji, możemy zatem w łatwy sposób porównać efekty przed wdrożeniem zmian do modelu i po nim.