Jakie trudności niesie ze sobą proces przygotowania danych do analizy oraz jak sobie z nimi poradzić?
Gromadzenie danych jest procesem ciągłym, który polega na pozyskiwaniu optymalnych informacji, określaniu sposobów ich przechowywania oraz aktualizacji. Gromadzenie informacji powinno rozpoczynać się od wcześniejszego określenia potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie, w przeciwnym wypadku można spodziewać się zalewu masy danych, które okażą się nieprzydatne lub koszt ich przefiltrowania przewyższy przychód z informacji.
Przedsiębiorstwo gromadzi zarówno informacje przekazywane wewnątrz organizacji, jak i informacje docierające z zewnętrznego otoczenia przedsiębiorstwa. Gromadzenie informacji nie może być procesem okazjonalnym. Musi się ono odbywać w sposób systematyczny i, co najważniejsze, uporządkowany według ściśle określonych reguł i zasad katalogowania, np. daty pozyskania informacji, zakresu tematycznego, przedmiotu, którego dotyczy. Jest to ważne szczególnie przy planowaniu zarówno bieżącej działalności przedsiębiorstwa, jak i przy formułowaniu jej strategii. Każdy użytkownik systemu powinien znać zasady, jakie regulują proces gromadzenia informacji, aby w razie potrzeby mógł w szybki i bezproblemowy sposób odnaleźć niezbędne wiadomości. Tak określone zasady potrzebne są w przedsiębiorstwie nie tylko na poziomie strategicznym, ale też operacyjnym przy codziennej pracy biurowej.
W jakich sytuacjach występuje?
Pod koniec każdego roku obrotowego spółki zaczynają przystępować do planowania swoich działań na przyszły rok. Wyznaczane są nowe cele sprzedażowe, akcje marketingowe, możliwości akwizycyjne czy też rodzą się pomysły na nowe produkty, które mają podbić rynek konsumentów. Wszystkie te działania muszą zostać zaakceptowane przez zarządy spółek. Żeby podjąć takie decyzje, niezbędne jest stworzenie budżetu, który pokaże, czy wszystkie działania są rentowne. Proces budżetowania jest najlepszym sposobem sprawdzenia, jak funkcjonuje w naszym przedsiębiorstwie gromadzenie danych oraz przekazywanie informacji.
Budżetowanie to proces obejmujący planowanie, tworzenie i zatwierdzanie budżetu, a także późniejszą jego kontrolę. Jest szczególnie skuteczne w przedsiębiorstwach, w których stosuje się decentralizację zarządzania, a więc takich, gdzie występuje duża ilość rozdrobnionej informacji. Pozwala to na monitorowanie wykonania poszczególnych zadań oraz sprawowanie kontroli nad kierownictwem niższego szczebla. Budżetowanie służy wzrostowi efektywności działania i wykorzystania zasobów, wspomaga zarządzanie. Umożliwia wyodrębnienie najistotniejszych celów przedsiębiorstwa, wskazanie zadań niezbędnych do ich realizacji, jednocześnie osadzając te procesy w ściśle określonym czasie. Brzmi znajomo? Otóż jest to nic innego jak proces gromadzenia danych.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 80% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
