Jak, ucząc się na błędach innych, dobrze wybrać i wdrożyć system ERP?

Głównym celem wdrożenia systemu ERP jest zaplanowanie zasobów przedsiębiorstwa. Narzędzie to pozwala w jednym miejscu gromadzić, porządkować i integrować wszystkie dane i informacje związane z funkcjonowaniem firmy. Dzięki systemowi bieżąca praca staje się dużo prostsza oraz bardziej transparentna. W efekcie prowadzi to do maksymalizacji zysków oraz ograniczenia kosztów operacyjnych. Ale nie zawsze tak bywa…

Rosnąca dostępność narzędzi IT

– Obecnie rynek oferuje całą gamę narzędzi, które mają na celu optymalizowanie działania firmy. Począwszy od prostych rozwiązań wspomagających pracę poszczególnych działów, aż po zintegrowane systemy, obejmujące niemal wszystkie obszary działalności firm. Najnowszym rozwiązaniem są tu takie zintegrowane systemy klasy ERP, których istota działania opiera się nie na strukturze działowej firmy, ale na realizowanych w tej firmie procesach biznesowych. Co istotne, takie rozwiązania są coraz bardziej dostępne cenowo, dzięki czemu pozwolić może sobie na nie coraz więcej przedsiębiorstw, w tym także tych z sektora MSP – mówi Renata Łukasik, dyrektor ds. oprogramowania i członek zarządu w Macrologic SA, polskiej firmie, która opracowała pierwszy polski system ERP bazujący właśnie na procesach biznesowych.

Czynnik ludzki we wdrożeniu

Każdy, nawet najbardziej rozbudowany system wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem nie będzie działać poprawnie bez solidnie wykonanej analizy przedwdrożeniowej. Podczas sesji analitycznych ustalone zostaną potrzeby i oczekiwania danej firmy, a dostawca systemu zaproponuje, w jaki sposób te potrzeby i oczekiwania będą realizowane w planowanym do wdrożenia rozwiązaniu. Z tych względów właśnie ważne jest, aby na tym etapie do rozmów po stronie klienta zaproszone zostały zarówno osoby decyzyjne, zarządzające organizacją, jak i pracownicy zaangażowani w kluczowe elementy obsługi najważniejszych dla firmy procesów.

Kilkanaście dni temu, podczas konferencji Zarządzanie procesowe. Od kreacji do implementacji projektu, eksperci uczestniczący w tym spotkaniu zwracali uwagę na to, jak istotny we wdrożeniu systemów wspierających zarządzanie procesowe jest czynnik ludzki. Zdaniem Adrianny Dębskiej-Gil, partnera w firmie Process Renewal Group Polska, procesy nie będą skuteczne, jeśli nie będą rozumiane przez pracowników, dlatego ważna jest przede wszystkim komunikacja i edukacja w tym zakresie. Potem warto też zadbać o to, aby pracownicy – jako praktycy obsługujący procesy w ramach codziennych obowiązków – byli włączeni we wdrażanie systemu wspierającego obsługę tych procesów.

Nawet najlepszy na rynku system to nie wszystko

Jak podkreśla p.o. prezesa wspomnianej wyżej firmy, która skutki nieefektywnego wdrożenia systemu ERP odczuła boleśnie na wynikach okresowych, największy negatywny wpływ na brak zwiększenia sprzedaży miało nieprawidłowe zatowarowanie sklepów. Wynikało to przede wszystkim z nieprawidłowości, które wystąpiły w trakcie pierwszego okresu po uruchomieniu produkcyjnym nowego systemu ERP, po jego konfiguracji i dostosowaniu do potrzeb firmy. Z oświadczenia spółki wynika, że przez pewien okres był zablokowany proces przyjęć i wysyłek towarów z magazynu oraz interfejsy służące do przenoszenia informacji pomiędzy systemem centralnym a systemem sprzedażowym w sklepach. Spowodowało to z jednej strony zablokowanie możliwości właściwego towarowania sklepów, a z drugiej – pojawienie się dużej liczby błędów systemowych, których eliminacja była złożona i czasochłonna. W efekcie towar był wysyłany do sklepów w niedostatecznych ilościach. Co więcej, konkretne wysyłki trafiały nie do tych punktów, co trzeba. Skutkowało to opóźnieniami w dostępności oferty.

Sposób na optymalne zatowarowanie sklepów i eliminację pomyłek w dostawach

Co zatem zrobić, aby zminimalizować szansę wystąpienia podobnych sytuacji? Zdaniem Mariusza Krumpholza, szefa obszaru Logistyka i Produkcja w Macrologic SA, rozwiązaniem może być wdrożenie wyspecjalizowanych mechanizmów Electronic Data Interchange (EDI), będących integralną częścią systemu ERP. Umożliwiają one automatyczną wymianę różnego rodzaju danych handlowych i logistycznych bezpośrednio na poziomie systemów informatycznych. Zintegrowany obieg informacji handlowych może sięgać bezpośrednio systemów biznesowych wykorzystywanych w firmach i tworzących łańcuch logistyczny.

– Tego typu rozwiązania opierają się przede wszystkim na standaryzacji przesyłanych informacji. Standaryzacja ta ułatwia interpretację danych przez wszystkie zaangażowane podmioty, gwarantując jednocześnie bezpieczeństwo wymiany informacji. Oprogramowanie EDI, pełniąc funkcję ujednoliconego kanału komunikacji pomiędzy organizacjami uczestniczącymi w procesach logistycznych, pozwala ograniczyć liczbę interakcji osobowych niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania procesu – podkreśla ekspert Macrologic.

Według Mariusza Krumpholza wdrożenie mechanizmów EDI pozwala również na ograniczenie liczby przetwarzanych dokumentów dotyczących zamówień i logistyki. Jest to tym bardziej istotne, że zestawienia generowane przez nowoczesne systemy informatyczne mogą z powodzeniem zastąpić tradycyjne formularze: zamówienia, faktury czy dokumenty przewozowe. Elektroniczny obieg dokumentów jest też dużo szybszy niż obieg tradycyjny i, co istotne, zmniejsza on liczbę błędów związanych z wprowadzeniem danych dotyczących zamówień.

Jak się ustrzec przed błędami?

Warto zauważyć, że taki system może być zintegrowany z systemem ERP, z którego korzysta firma. Jeśli jeszcze jesteśmy przed wyborem dostawcy lub chcemy zaktualizować bądź zintegrować posiadany system, warto zastanowić się i przeanalizować potrzeby organizacji. Według Mariusza Krumpholza firmy, które chcą optymalizować swoje działania, powinny kierować się kilkoma prostymi zasadami:

1. Określ cel. Każde wdrożenie narzędzi IT powinna poprzedzić rzetelna analiza, do jakich celów ma być ono wykorzystywane i czy w przyszłości nie będzie konieczności jego rozszerzenia (w przypadku rozwiązań różnych producentów warto upewnić się czy w razie konieczności uda się uzyskać efekt synergii przez połączenie ze sobą danych systemów).

2. Zmapuj procesy. Funkcjonowanie każdej organizacji opiera się na zestawie procesów, które przepływają przez określone struktury firmy. W proces zaopatrzenia magazynów zaangażowanych jest wiele działów, między innymi: handlowy, zamówień, logistyki, spedycji czy księgowości. W związku z tym system ERP powinien obejmować nie tylko wybrany departament, ale całość organizacji. Tylko wtedy możliwe jest optymalne jego wykorzystanie.

3. Daj sobie trochę czasu. Wdrożenie systemu ERP, w zależności od rozmiaru organizacji, a właściwie od liczby procesów, jakie w niej zachodzą, może potrwać nawet kilka miesięcy. W tym okresie należy zmapować procesy, opisać i przenieść je do systemu, nauczyć ich obsługi pracowników, a także przeprowadzić testy.

4. Uwzględnij szybkość wdrażania zmian. Każde przedsiębiorstwo powinno charakteryzować się dużą elastycznością. Wdrażając system ERP, powinniśmy wziąć pod uwagę zmieniające się otoczenie biznesowe lub prawne. Przy wyborze narzędzia należy założyć, że w pewnym momencie będziemy je chcieli zmodyfikować. W związku z tym optymalnym rozwiązaniem będzie system łatwy do adaptacji i dostosowany do natychmiastowej implementacji zmian (możliwość modyfikacji procesów i ról).

Dobrze wdrożony system ERP to szansa na rozwój oraz zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa. Przynosi on organizacji określone i wymierne zyski – pod warunkiem, że jego implementacja zostanie przeprowadzona z zachowaniem właściwej metodyki wdrożenia.