Jak tworzyć użyteczne KPI?

Monitoring działalności firmy z użyciem kluczowych wskaźników efektywności (z ang. Key Performance Indicators, KPI) praktykowany jest w wielu przedsiębiorstwach. Z założenia wskaźniki KPI mają pomóc menedżerom w realizowaniu strategii firmy, prowadząc ją ku ściśle określonym celom. Aby zadanie to mogło stać się wykonalne wskaźniki, którymi posługują się zarządzający powinny być dobrze zdefiniowane i właściwie zaprezentowane.

CiRZ_07-08_9.jpg

W niniejszym artykule chciałbym przedstawić proces niezbędny do stworzenia użytecznych KPI, które poprzez właściwą prezentację pozwalają na szybsze zrozumienie płynącego z nich przekazu.

Co to jest KPI?

Zagadnienia związane z tematyką KPI są szeroko omawiane w literaturze branży ekonomicznej. Do najistotniejszych kwestii opisujących istotę KPI można zaliczyć:

  • wykorzystanie wskaźników efektywności do pomiaru realizacji procesów, działań i celów danej firmy;
  • przywiązanie wskaźników efektywności do strategii firmy. KPI powinny opisywać strategię firmy, zawartą w Strategicznej Karcie Wyników (Balanced Scorecard, BSC);
  • przyczynowo-skutkowość powstałych wskaźników KPI, pozwalającą na utworzenie powiązań pomiędzy perspektywami firmy zawartymi w BSC;
  • możliwość rozbicia strategicznych KPI na operacyjne, zapewniając spójność na poziomie całej firmy;
  • powiązanie wskaźników KPI ze specyfiką działalności danej organizacji, np. analiza wskaźników powiązanych z utrzymaniem floty samochodów w firmie spedycyjnej vs w firmie z branży call-center;
  • aktualizacja zasadności stosowania danego KPI w czasie, np. porównywanie wskaźnika czasu produkcji dwóch firm, w której jedna wdrożyła nową technologię, a druga zrobi to w niedługim czasie. Po wdrożeniu zmian przez drugą firmę różnica w wielkości wskaźnika przestanie być istotna;
  • przywiązanie danego KPI do celów konkretnej osoby/działu w firmie. Zabieg ten pozwala na przypisanie odpowiedzialności za dany obszar w firmie do konkretnej osoby. Uzyskane wartości wskaźnika mogą stać się wtedy podstawą do stworzenia np. systemu premiowego dla pracowników.

Proces tworzenia KPI

Niezależnie od branży przedsiębiorstwa lub procesów w nim zachodzących, proces tworzenia wskaźników efektywności jest względnie uniwersalny. Przytaczając definicję, KPI powinno służyć przedsiębiorstwu w osiąganiu celów związanych z jego strategią. Zatem po zdefiniowaniu strategii należy wyznaczyć perspektywy działalności do BSC wraz z określeniem celów realizacji dla każdej z perspektyw.

Perspektywy można zdefiniować w następujący sposób:

  1. Perspektywa finansowa – pozwalająca określić sytuację finansową firmy zależną od stopnia rozwoju organizacji. Celem w podanej perspektywie może być np. zwiększenie zysku operacyjnego, osiągnięcie określonej stopy zwrotu z zaangażowanego kapitału, poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa itp.
  2. Perspektywa klienta – pozwala zidentyfikować główną grupę odbiorców, do których skierowana jest oferta przedsiębiorstwa. Cele w podanej perspektywie dotyczą zwiększenia zadowolenia klientów.
  3. Perspektywa procesów wewnętrznych – łącząca cele powyższych perspektyw, skupiająca się na tworzeniu wartości dodanej dla klientów i podejmowaniu działań inwestycyjnych w nowe przedsięwzięcia. Za cele w tej perspektywie można przyjąć poprawienie procesu wytwarzania produktu, ilość reklam firmy w internetowych katalogach branżowych itp.
  4. Perspektywa wiedzy i uczenia się organizacji – skupiająca się na ciągłym rozwoju przedsiębiorstwa w dziedzinie wiedzy pracowników oraz szybkości dostępu do informacji, jaki posiada firma. Celami mierzącymi wyniki w perspektywie może być liczba pracowników, którzy odbyli program szkoleniowy, poziom rotacji pracowników itp.

Podana lista perspektyw nie jest ściśle określona i przedsiębiorstwo może dostosować ją do swoich potrzeb, np. poprzez dodanie kolejnych perspektyw.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 60% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.