Jak formatka i dashboardy budżetowe umożliwiają bieżącą kontrolę kosztów? Na przykładzie IBM Planning Analytics

Jak powinna być zbudowana formatka budżetowa?

Najczęściej planujemy dane w kierunku rozwoju firmy, czyli celu, który firma ma osiągnąć w przyszłości, więc dobrze, gdyby ten cel był widoczny na formatce budżetowej w formie planów strategicznych lub ogólnych założeń do budżetu. Warto również mieć wgląd do danych historycznych, aby móc porównać sytuację obecną do historii, która pokaże nam poziom wydatków i kosztów w poprzednim okresie. Wskaźniki i informacje historyczne mogą bowiem stanowić dobrą podpowiedź do planowania przyszłości. Okres budżetowania często rozpoczyna się w czasie, kiedy nie mamy jeszcze dostępnych wszystkich danych dotyczących wykonania zeszłego roku, więc warto również udostępnić prognozy, żeby otrzymać możliwie pełny obraz tego, co się zdarzyło i co się może zdarzyć. Na podstawie podpowiedzi z ubiegłych lat i prognoz można wprowadzić dane – zazwyczaj są to dane finansowe: koszty, wpływy, wydatki, dane bilansowe, informacje dotyczące zakupów itp. Niezbędnym elementem w formatce budżetowej jest też możliwość wprowadzania danych ilościowych i operacyjnych. Wsparciem w planowaniu będą z kolei wskaźniki, które pozwolą na umiejscowienie wprowadzonych wartości w kontekście organizacji. Rankingi pozwalają ocenić, jak zmieniła się sytuacja od poprzedniego okresu i jaki wynik osiągniemy w zależności od potencjału i rynku, na którym działamy. Z punktu widzenia formatki budżetowej, zarówno miary, jak i oceny powinny się znaleźć możliwie blisko miejsca, w którym wprowadzamy dane. Z punktu widzenia użytkownika liczy się również to, żeby użytkownik, wprowadzając dane, mógł dodawać komentarze do liczb, które są planowane oraz załączniki w postaci instrukcji czy opisu kroków do wykonania. Uniwersalna formatka budżetowa może być na bieżąco dopasowywana do potrzeb użytkowników – w określonych przez aplikację ramach użytkownik powinien wybrać pozycje, które są dla niego w danym momencie istotne. Wszystko po to, żeby maksymalnie ułatwić pracę nad budżetem. Optymalna struktura oraz zakres informacji, jakie powinna zawierać formatka, zostały przestawione na Rysunek 1.