Innowacje i nowe narzędzia w finansach i controllingu

Automatyzacja i komputeryzacja – szansa czy zagrożenie dla kontrolerów, analityków i finansistów?

94% zadań wykonywanych przez księgowych i audytorów może być w przyszłości realizowanych przez maszyny. Tak przynajmniej wynika z szeroko zakrojonej analizy podatności różnych specjalizacji na automatyzację oraz komputeryzację, którą w 2017 r. opublikowali naukowcy z Oxford University, Carl Benedikt Frey oraz Michael A. Osborne. W świetle przedstawionych w artykule wyników najmniejszy potencjał automatyzacji mają zadania wymagające kreatywności (projektant mody), inteligencji społecznej (specjaliści public relations) czy spostrzegawczości i prowadzenia działań w nieustrukturyzowanym otoczeniu (chirurg). Na szczęście procesowanie dziesiątków czy setek dokumentów księgowych to tylko fragment zadań wykonywanych przez zespoły podlegające dyrektorowi finansowemu. Pozostałe funkcje znajdujące się w gestii specjalistów od finansów i controllingu mają wyraźnie mniejszy potencjał automatyzacji, co sprawia, że eksperci i specjaliści w obszarze finansów raczej nieprędko zostaną zastąpieni przez roboty i algorytmy komputerowe.

Nie zmienia to jednak faktu, że wykorzystanie potencjału komputeryzacji i robotyzacji w zadaniach wykonywanych przez controlling jest niezbędne wobec coraz większej złożoności modeli biznesowych przedsiębiorstwa, rosnącej liczby dostępnych danych i informacji oraz szybujących oczekiwań co do jakości, szybkości i głębokości analiz oraz raportów ze strony kadry menedżerskiej. Wzrost wynagrodzeń oraz nierównowaga pomiędzy popytem a podażą specjalistów w dziedzinie controllingu finansowego, biznesowego i operacyjnego dodatkowo motywują przedsiębiorstwa do inwestycji w narzędzia i systemy usprawniające codzienną pracę zespołów finansów i controllingu.

Praktyka i studia przypadków firm, które zdecydowały się na doskonalenie procesów sprawozdawczych i raportowych poprzez wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT, dość jednoznacznie pokazują, że kontrolerzy i analitycy należą do grona głównych beneficjentów tego typu projektów. Typowe korzyści z inwestycji w systemy usprawniające pracę zespołu finansowo-księgowego to ograniczenie ręcznej pracy związanej z przygotowaniem informacji czy wzrost zaufania do danych pochodzących z ewidencji księgowej firmy. Czas i potencjał uwolniony w wyniku automatyzacji i optymalizacji procesów sprawozdawczych może być spożytkowany na zadania dostarczające realnej wartości menedżerom, takie jak pogłębiona analiza odchyleń, symulacje what-if czy komentarze i rekomendacje eksperckie.

Możliwości innowacji i usprawnień w finansach i controllingu

Poziom dojrzałości technologicznej firm jest mocno zróżnicowany – rozwiązania, które w jednych firmach są niepodlegającym dyskusji standardem, w innych przedsiębiorstwach dopiero pojawiają się na poziomie inicjatyw i wniosków inwestycyjnych. Katalog usprawnień i innowacji jest jednak otwarty, dzięki czemu praktycznie w każdej firmie można znaleźć obszary lub procesy, które mogą zostać udoskonalone. Dwa podstawowe kierunki optymalizacji procesów finansowych i sprawozdawczych to automatyzacja zadań (interfejsy i mechanizmy przetwarzania danych zastępujące ręczną pracę i eliminujące ryzyko błędu) oraz poprawa komunikacji i przepływu informacji pomiędzy uczestnikami procesu.

Obieg dokumentów oraz rozpoznawanie faktur

Systemy wspierające elektroniczny obieg faktur oraz narzędzia automatyzujące rejestrowanie i przetwarzanie faktur kosztowych należą do kanonu rozwiązań wykorzystywanych w dużych zespołach księgowych funkcjonujących w ramach centrów usług wspólnych lub firm outsourcingowych. Przy przetwarzaniu dużej liczby faktur usprawnienia pozwalające na nawet nieznaczne skrócenie czasu procesowania pojedynczego dokumentu pozwalają osiągnąć wymierne oszczędności. Rozwiązania wyposażone w moduły rozpoznawania tekstu (OCR – Optical Character Recognition) pozwalają wyeliminować ręczną pracę związaną z wprowadzaniem faktur do systemu, zaś platformy obiegu dokumentów wymuszają zachowanie właściwych ścieżek autoryzacji oraz automatyzują dekretację typowych faktur.