Excel jako CRM? Sortowanie danych

Zanim zaczniemy wykonywać bardziej skomplikowane analizy/obliczenia za pomocą Excela, musimy pamiętać o odpowiednim przygotowaniu danych, żeby późniejsze analizy były łatwiejsze do wykonania.

Jak przygotować dane do analizy

Przede wszystkim dane w Excelu powinny mieć nagłówki kolumn, czyli informację o tym, jakiego rodzaju dane będziemy wpisywać w konkretnej kolumnie, czy będą to daty, dane sprzedawcy, region, gdzie została dokonana sprzedaż, czy sama wartość sprzedaży etc. Ważne jest też, żeby nagłówki były inaczej sformatowane (np. miały inny kolor wypełnienia komórki) niż pozostałe dane. Dzięki temu Excel automatycznie odróżni je od danych i nie będzie brał pod uwagę nagłówków, np. przy operacjach sortowania (Rys. 1).

Kolejną istotną kwestią jest oddzielenie konkretnego zbioru danych od innych zbiorów danych w arkuszu przynajmniej jednym pustym wierszem i kolumną. Powinniśmy się też starać unikać pustych komórek, czyli komórek bez danych. Jeśli przygotujemy w ten sposób nasze dane, Excel będzie poprawnie wykonywał na nich takie operacje, jak: sortowanie, filtrowanie czy tworzenie tabel przestawnych, czyli ułatwi nam to w przyszłości wyszukiwanie i analizę danych.