E‑sprawozdania finansowe ‑ nowy etap cyfryzacji podatków

Przede wszystkim obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, czyli e-Sprawozdania to kolejny milowy krok w cyfryzacji państwa po wprowadzonych już raportach w postaci podatkowych plików JPK. Doskonałym przykładem jest obowiązkowy od początku 2018 r. dla 1,6 miliona podatników miesięczny raport JPK_VAT, dzięki któremu administracja podatkowa może szybko pozyskiwać wysokiej jakości informacje, wykrywając i eliminując te obszary nadużyć, których do tej pory nie udało się zauważyć na tle dużej populacji podatników. Z e-Sprawozdaniami będzie podobnie, obowiązkowe raportowanie w elektronicznej postaci z wewnętrznymi mechanizmami kontroli poprawności danych wyniesie na nowy poziom wiedzę administracji o wynikach finansowych przedsiębiorstw w Polsce. To również duża szansa dla przedsiębiorców, gdyż z jednej strony sami będą musieli uporządkować swoje procesy ewidencyjne i raportowe, aby uzyskać wysoką jakość danych, z drugiej zaś – dzięki publicznemu rejestrowi będą mieli swobodny dostęp do sprawdzonych, precyzyjnych informacji o kondycji finansowej swoich kontrahentów.

Pliki XML – dlaczego to tak duża zmiana?

Zasady raportowania finansowego nie zmieniły się po 1 października 2018 r. Pozornie zmieniła się jedynie forma raportowania, która przybrała postać elektroniczną. Jednak właśnie ta zmiana formy ma wpływ na cały proces powstawania sprawozdania. Przede wszystkim dla działów finansowych, księgowych czy biur rachunkowych generuje on, zwłaszcza za pierwszym razem, więcej pracy, narzuca większy rygor w kwestii jej zakończenia w terminach przewidzianych ustawą o rachunkowości.

Wszystko za sprawą pliku XML zawierającego informację uporządkowaną według narzuconych z góry kryteriów. Pozwala on sprawnie przenosić dane między programem, na którym został przygotowany, a bazą danych odbiorcy informacji. Do przygotowania sprawozdania finansowego w postaci pliku XML potrzebne jest klasyczne sprawozdanie finansowe zawierające dane oraz przepis na ułożenie tych danych w pliku raportowym (schemat XSD). Dopiero na tej podstawie odpowiednie oprogramowanie może przygotować e-Sprawozdanie finansowe. Kłopot polega na tym, że przygotowanie odpowiedniego generatora nie jest sprawą łatwą ze względu na mnogość wersji i wariantów sprawozdań finansowych oraz ogólne skomplikowanie wewnętrzne wymaganego pliku. Pierwsze programy zdolne do poprawnego przygotowania e-Sprawozdań pojawiły się na rynku dopiero na przełomie lat 2018 i 2019, co dla niektórych podmiotów oznaczało problemy z wywiązaniem się z ustawowego obowiązku, sporządzenia sprawozdania w wymaganej postaci pliku XML na 31 grudnia 2018 r. Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka ma trzy miesiące na przygotowanie sprawozdania finansowego, a skoro ta postać obowiązuje od 1 października 2018 r., to każde sprawozdanie przygotowane po tym dniu ma obowiązkowo postać pliku XML. Trzeba mieć świadomość, że po nowelizacji przepisów o rachunkowości jedyną oficjalną postacią sprawozdań finansowych jest plik XML, a dotychczas powszechnie wykorzystywane arkusze kalkulacyjne czy wydruki to jedynie „wizualizacje” sprawozdań, będące materiałami pomocniczymi do prezentacji właściwego sprawozdania.

Jednym ze skutków takiego rozwiązania jest możliwość odczytu z pliku daty realizacji czynności w trakcie sporządzania sprawozdania. W tym daty sporządzenia pliku sprawozdania utrwalonej obowiązkowym podpisem elektronicznym. Taka historia dotychczas nie była dostępna dla sądów rejestrowych, które przyjmowały sprawozdania od przedsiębiorców i innych podmiotów. Obecnie sędziowie będą mogli prześledzić cały proces powstawania dokumentu i ustalić, kiedy realnie zostało przygotowane – czy z zachowaniem trzymiesięcznego okresu przewidzianego w ustawie o rachunkowości. Sprawozdanie można uznać za przygotowane wówczas, gdy zostanie podpisane przez ostatniego członka zarządu. Nie jest tajemnicą, że sprawozdania często były podpisywane z datą wsteczną, gdy np. prezes czy inny członek zarządu nie był uchwytny w ustawowym terminie. Ze względu na to, że obecnie sprawozdanie finansowe jest plikiem, to i podpis ma postać elektroniczną podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanym profilem ePUAP. Ten obowiązek zastosowania podpisu elektronicznego w przypadku zarządów, w których zasiadają cudzoziemcy niedysponujący polskimi dokumentami, rodzi dodatkowe problemy praktyczne.