Czy Lean Inventory™ to przyszłość inwentaryzacji?

Inwentaryzacje, niezależnie, czy są wykonywane własnymi zasobami, czy siłami zewnętrznymi, są drogie. Całkowite koszty wahają się od kilkunastu do nawet kilkuset tysięcy złotych. Może zatem warto inwentaryzacje wykorzystywać, aby przynosiły wartość nie tylko dla działów finansowych, ale i dla innych działów, wykorzystując je jako narzędzie do zmniejszania kosztów działalności. Inwentaryzacja powinna być efektywna biznesowo i przyczyniać się do rozwoju przedsiębiorstwa. Gdy dany proces nie przynosi dochodu, kreowane są koszty.

Zatem, czy w dobie Przemysł 4.0 inwentaryzacja wykonywana wyłącznie dla celów zgodności z ustawą o rachunkowości i ustawami podatkowymi, czyli tylko dla celów sprawozdawczości finansowej, ma sens? Czy koszty poniesione na standardową inwentaryzację są naprawdę dobrze wydane? Realizując pełne inwentaryzacje z kompletnym rozliczeniem często obserwowałem, że u większości klientów nie są wdrażane żadne zmiany na podstawie wniosków z projektów. W efekcie przy następnej inwentaryzacji występowały takie same lub większe problemy.

Postanowiłem zaproponować inne wykorzystanie i przeprowadzanie inwentaryzacji, tak aby były one efektywne biznesowo.

Kilka lat temu stworzyłem najpierw koncepcję Inwentaryzacja 4.0™, która ewoluowała obecnie do metodyki Inwentaryzacja 5.0™, czyli Lean Inventory™.

Lean Inventory oczywiście nawiązuje i jest oparte na koncepcjach szczupłego zarządzania ze wszystkimi jego odmianami. Najbliżej jest do Lean Thinking i 5S oraz oczywiście do zarządzania jakością.

Żeby przybliżyć pojęcie Szczupłej Inwentaryzacji™, musimy najpierw powiedzieć, co to w ogóle jest ta inwentaryzacja oraz dlaczego i po co się ją wykonuje. I jakie są z nią problemy.

Większości osób, z którymi się spotykam i dla których pracuję, słowo „inwentaryzacja” kojarzy się ze spisem z natury, długopisami, arkuszami i mozołem oraz bałaganem i zakłócaniem pracy. Dla nich inwentaryzacja jest albo zupełnie niepotrzebna, albo jest to tylko podstawa prawidłowości sprawozdań finansowych.

Czym zatem jest ta niesławna inwentaryzacja?

Definicja i opis inwentaryzacji jest różny w zależności, kto nam odpowiada na to pytanie.

Nie ma ścisłej definicji prawnej inwentaryzacji, a to oznacza, że każdy może mieć swoją własną.

W Encyklopedii PWN znajdziemy taką definicję.

Inwentaryzacja [łac.], ekon.:

1. czynności wykonywane w celu ustalenia faktycznego stanu posiadanych składników majątku; rodzaj tych składników przesądza o metodzie inwentaryzacji; składniki rzeczowe dające się policzyć, podlegają spisaniu z natury z jednoczesnym określeniem cech autentyczności, liczby, ceny i wartości pieniężnej, własności i użyteczności praktycznej; składniki majątkowe obejmujące wierzytelności i rozliczenia ustala się metodą potwierdzania sald, stanów rozliczeń z dłużnikami i kontrahentami; składniki majątkowe w postaci praw są spisywane na podstawie dokumentów potwierdzających te prawa;
2. stosowana w rachunkowości zasada potwierdzania stanu majątku (wynikającego z zapisów księgowych) wynikami inwentaryzacji ujętymi w inwentarzu; oznacza to przyjęcie prymatu stanu faktycznego nad ewidencją księgową (zasada: tylko to jest, co jest); w wyniku porównania mogą istnieć nadwyżki lub niedobory zwane różnicami inwentaryzacyjnymi (wymagające ustalenia przyczyn i ewentualnej odpowiedzialności osób).

Ale już w Słowniku języka polskiego PWN mamy takie definicje:

inwentaryzacja

1. urzędowy spis z natury majątku danej jednostki organizacyjnej,
2. usystematyzowana rejestracja zabytków sztuki, sporządzona w formie opisowej, fot. i pomiarowej,
3. ogół czynności mających na celu uzyskanie informacji o lesie jako obiekcie planowania i działalności gospodarczej,
4. szacowanie liczebności zwierzyny na określonym terenie, np. w obwodzie łowieckim, parku narodowym.

Czyli nie jest jednoznacznie określone, czym jest inwentaryzacja. A przecież mamy jeszcze pojęcia inwentaryzacji przyrodniczej roślin dla biologów lub skontrum, czyli inwentaryzację zasobów bibliotecznych.

Osoby z finansów zacytują powszechną formułę z Encyklopedii zarządzania:

Inwentaryzacja to zespół czynności, które zmierzają do ustalenia realnego stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa, a także zobowiązań na dany moment.

Natomiast w Wikipedii czytamy:

Inwentaryzacja – ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas wykonania spisu faktycznego (stan rzeczywisty), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

I to już jest definicja wprowadzająca w błąd, bo nie wszystkie aktywa inwentaryzujemy metodą spisu z natury. Inwentaryzacja to nie spis z natury. Spis z natury to jedna z metod inwentaryzacji.

Podstawy prawne wykonywania inwentaryzacji

Podstawowym dokumentem regulującym wykonywanie inwentaryzacji jest ustawa o rachunkowości (UoR).

Obok niej i ściśle z nią związane w zakresie inwentaryzacji i zarządzania majątkiem są między innymi:

• Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR),
• Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF),
• Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR),
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (UPDOP),
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (UPDOF),
• Ustawa o finansach publicznych (UFP),
• Ustawa Kodeks pracy (KP),
• Ustawa Kodeks cywilny (KC).

Mnogość podstaw prawnych i różnorodność podejścia do inwentaryzacji, rodzi różne błędy interpretacyjne, a nawet niekonsekwencje w samych przepisach. Przykładem jest UoR i przepisy podatkowe. Na przykład według UoR środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Definicja jest jednoznaczna.

W przepisach podatkowych jest natomiast mowa o konieczności amortyzacji środków trwałych powyżej pewnych kwot (3,5 oraz 10 tys.). Wiele osób, nawet doradców podatkowych, interpretuje to w ten sposób, że składniki majątkowe o wartości poniżej kwoty amortyzacji nie muszą być ewidencjonowane. Fakt, idą od razu w koszty, ale powinny być ewidencjonowane. Z dwóch powodów: jest to majątek firmy i UoR mówi o obowiązku inwentaryzacji środków trwałych bez wymieniania kwoty. Jak zinwentaryzować i rozliczyć coś czego nie ma w żadnej ewidencji? Proszę mi wierzyć, jest to podejście, z którym wielokrotnie się spotykałem nawet w dużych korporacjach.

Inne błędne interpretacje to np.:

UoR, art. 26: Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację.

Jest to odczytywane jako obowiązek inwentaryzacji w ostatnim dniu. A na ostatni nie oznacza w ostatnim. Spis środków trwałych przeprowadzany jest co cztery lata, chociaż UoR podaje, że raz w ciągu 4 lat. To rodzi również sprzeczności w ustawie: jeżeli raz w ciągu czterech lat, to niekoniecznie w czwartym kwartale.

Magazyny inwentaryzuje się co roku w 4. kw., a w ustawie jest zapis, że można raz w ciągu 2 lat.

W sklepach jest obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji raz w roku. Czy koniecznie w 4. kwartale lub przed świętami?

Takich rozbieżności jest więcej i są to rozbieżności tylko w polskiej UoR. Dlaczego? Bo w innych ustawach nie ma wyznaczonych terminów. Tam kierownik jednostki jest odpowiedzialny za finanse firmy i zwiększanie zysku. Dlatego za granicą inwentaryzacje robi się bardzo często.