KPI w zakupach, czyli co monitorować, by nie robić bałaganu

Zakupy mogą robić niezły bałagan w firmie. Wystarczy, że kupcy skoncentrują się wyłącznie na negocjowaniu ceny materiałów oraz kosztów transportu i przez to firma może mieć masę kłopotów. Przede wszystkim zaburzenie płynności finansowej, która szczególnie dziś jest pod parasolem ochronnym. W artykule piszę o tym, jak spojrzeć szerzej na rolę zakupów, by mieć pewność, że nasi „zakupowcy” działają w 100% na rzecz bezpieczeństwa materialnego firmy.

MC_70_26.jpg

Czym są zakupy?

Aby upewnić się, że wszyscy tak samo rozumiemy funkcję zakupów w firmie, doprecyzuję ich definicję. Zakupy to te działania, które prowadzą do podpisania kontraktu z dostawcą.

Definicja ta oddziela działania taktyczno-strategiczne, związane z poszukiwaniem i doborem dostawców, od codziennych działań operacyjnych zaopatrzenia. W tym artykule skupię się właśnie na funkcji zakupowej.

Cel funkcji zakupowej

Jeśli chcemy przystąpić do zdefiniowania KPI dla jakiegokolwiek działu, punktem wyjścia jest ustalenie jego celu. Cel ten powinien być wyczerpujący i nieskupiający się na zadaniach, ale na tym, w jaki sposób dział ma wspierać osiąganie celów przedsiębiorstwa. Cele przedsiębiorstwa są zawsze dwa: zyskowność i płynność finansowa.

Zastanówmy się zatem, w jaki sposób możemy zdefiniować cel działu zakupów uwzględniając cel firmy, i oceńmy kilka przykładowych celów postawionych przed działem zakupów. Uwaga! Przykłady, które podaję, nie są przeze mnie wymyślone, lecz obrazują cele, które towarzyszyły działom zakupów, kiedy rozpoczynałam z nimi pracę.

Sytuacja 1

Naszym celem jest wynegocjowanie najniższych możliwych cen z dostawcami, przy najniższych możliwych kosztach transportu i z najdłuższym możliwym terminem płatności.

Komentarz

W zasadzie wydawałoby się, że w tym celu zadbano o zyskowność, a dokładniej KOSZTY, na co wskazują cena i koszty transportu. Z kolei dbałość o termin płatności, mający wpływ na cykl gotówkowy, ma szansę wpłynąć na bezpieczeństwo płynności finansowej. W zasadzie.

Ale czy to jest wystarczające? Czy skupienie się wyłącznie na kosztach rzeczywiście poprawi zyskowność, a skupienie wyłącznie na terminie płatności poprawi płynność?

Sytuacja 2

Naszym celem jest poszukiwanie wiarygodnych dostawców dostarczających terminowo oraz zgodnie ze specyfikacją, przy zapewnieniu najniższych możliwych cen, przy najniższych możliwych kosztach transportu i z najdłuższym możliwym terminem płatności.

Komentarz

Mamy postęp! Zwrócenie uwagi na terminowość i zgodność ze specyfikacją ma znaczenie dla zyskowności, kosztów wytworzenia oraz płynności finansowej. Terminowe dostawy pozwalają uniknąć sytuacji, w których plan produkcji nie może być realizowany z powodu braku materiałów (przychód: brak opóźnień w dostawach do klienta, koszt: brak przestojów na produkcji), a zgodność ze specyfikacją zapewnia, że proces wytwórczy realizowany jest przy optymalnych parametrach wejściowych materiału, czyli jego wymaganej jakości. Ponadto terminowość zapewnia nam brak konieczności utrzymania zapasów na wypadek opóźnień w dostawach. A poziom zapasu ma wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Czy to wszystko? Czy tak sformułowany cel jest wystarczający? Niestety nie. Musimy wymagać od zakupów jeszcze więcej.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 82% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, albo wybierz plan abonamentowy.

Wybierz abonament już od 100 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM