Budżetowanie kosztów metodą Activity Based Budgeting

W ciągu ostatnich 20 lat firmy oraz instytucje naukowe poszukiwały efektywnych metod zarządzania przedsiębiorstwem, w których kontroling odgrywa kluczową rolę. Na przestrzeni tych lat powstało wiele metod budżetowania: od bardzo radykalnych, takich jak better budgeting – które zaproponowali Accenture i prof. Andy Neely z zespołem w 2001 r.1 – po usprawnienie tradycyjnego procesu budżetowania z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi informatycznych wspierających budżetowanie. Celami badania przeprowadzonego przez zespół z Cranfield School of Management i Accenture były: przegląd praktyk w obszarze planowania i budżetowania na świecie, określenie najlepszych praktyk w obszarze kontrolingu oraz identyfikacja czynników poprawiających zysk akcjonariuszy. Badanie pokazało, że tradycyjne podejście do planowania i budżetowania ma istotne słabości i jest powszechnie krytykowane przez kierownictwo oraz uczestników procesu, ponieważ:

• Budżetowanie pochłania wiele czasu i kosztów;
• Budżety ograniczają elastyczność i często są barierą dla zmian;
• Budżety rzadko wspierają strategię, a często są z nią sprzeczne;
• Budżety mają niewielką wartość dodaną, biorąc pod uwagę czas potrzebny na ich przygotowanie;
• Budżety koncentrują się na redukcji kosztów, a nie tworzeniu wartości;
• Budżety wzmacniają pionową strukturę zarządzania firmą;
• Budżety nie odzwierciedlają zmian w otoczeniu;
• Budżety skłaniają do rozgrywek w ramach firmy;
• Budżety są tworzone i aktualizowane zbyt rzadko, zwykle rocznie;
• Budżety bazują na niepewnych założeniach i domysłach;
• Budżety wzmacniają bariery pomiędzy działami, zamiast wspierać współpracę pomiędzy działami;
• Budżety powodują, że ludzie czują się niedocenieni.

Mimo że badanie to zostało wykonane w pierwszym kwartale 2001 r., doświadczenia autora tej publikacji w pracy z działami kontrolingu potwierdzają, że bariery w procesie planowania i budżetowania są nadal aktualne i nie zmieniły się na przestrzeni lat. Wynikiem prac zespołu prof. Andy’ego Neely’ego była propozycja budżetowania adresująca wyzwania kontrolingu z wykorzystaniem: Activity Based Budgeting (ABB), Zero Base Budgeting (ZBB), budżety kroczące, zarządzanie wartością i planowanie zysku. Praktyka wdrożeniowa pokazuje, że działy kontrolingu, wdrażając nowy model planowania i budżetowania w firmie, adaptują go do własnych potrzeb, a nowoczesne narzędzia kontrolingowe dostępne na rynku znacząco usprawniają proces budżetowania z wykorzystaniem jednej z metod lub połączenia kilku z nich. W globalnych firmach z branży handlu detalicznego z sukcesem zostało wdrożone planowanie i budżetowanie z wykorzystaniem Zero Based Budgeting czy Activity Base Budgeting. Instytucje finansowe, firmy produkcyjne czy dystrybucyjne, które wdrożyły rachunek kosztów działań (ABC), wprowadzają planowanie rachunku kosztów działań (ABB) jako wsparcie dla rozliczenia kosztów metodą ABC.