Jak podpisywać sprawozdanie finansowe po zmianach w ustawie o rachunkowości

Ustawa z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: ustawa nowelizująca) wprowadziła istotne zmiany w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych. Jedną z najbardziej oczekiwanych jest wprowadzenie od 1 stycznia 2022 r. ułatwienia w podpisywaniu sprawozdań finansowych przez jednostki kierowane przez organy wieloosobowe. Przypomnijmy, że zgodnie z dotychczasowymi przepisami sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki musiały być podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) przez wszystkich członków zarządu. W celu usprawnienia procesu podpisywania sprawozdań finansowych przez jednostki kierowane przez organ wieloosobowy, ustawa nowelizująca wprowadziła zmianę polegającą na możliwości dokonywania tej czynności tylko przez jednego członka zarządu wieloosobowego (znowelizowany art. 52 ust. 2 uor oraz dodane ust. 2a-2e w art. 52 uor). Tym samym, zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2022 r., sprawozdanie finansowe będzie podpisywane przez:

• osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz
• kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu albo jedną osobę wchodzącą w skład tego organu, w sposób opisany poniżej.

Wprowadzenie uproszczenia dla jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy było od dłuższego czasu wyczekiwane ze względu na to, że proces podpisywania nie był i nadal nie jest do końca prosty ze względów organizacyjno-technicznych. W szczególności problemy powstawały i nadal powstają, gdy w skład zarządu wchodzą obcokrajowcy (konieczność uzyskiwania dla nich kwalifikowanych podpisów elektronicznych, gdyż jako obcokrajowcy nie posiadają podpisów osobistych ani profili zaufanych e-PUAP) lub gdy członkowie zarządu posługują się różnymi rodzajami podpisów elektronicznych (problemy techniczne związane z kolejnością nanoszenia podpisów).

Warunki skorzystania z uproszczenia w podpisywaniu sprawozdań finansowych

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości

W celu nadania tego samego skutku prawnego, jaki byłby w przypadku podpisania sprawozdania finansowego przez wszystkich członków zarządu, podpisanie sprawozdania finansowego przez tylko jednego członka organu zarządzającego wymaga, by wszystkie pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu złożyły oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Oświadczenie takie można sporządzić w postaci:

• elektronicznej oraz opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo
• papierowej oraz opatrzyć własnoręcznym podpisem.

W oświadczeniu o spełnianiu przez sprawozdanie finansowe wymagań ustawowych należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.