Proces realizacji zamówienia zapewniający płynność finansową firm, czyli ciąg dalszy o KPI

Czym jest płynność finansowa?

Płynność finansowa to zdolność przedsiębiorstwa do wywiązywania się w terminie z najbardziej wymagalnych (krótkoterminowych) zobowiązań (np. związanych z zapłatą kontrahentom za wyroby i usługi, wypłatą wynagrodzeń).

Na płynność finansową ma wpływ wiele czynników. W tym artykule skupię się na czynnikach, które swoje źródło mają w procesie realizacji zlecenia.

Jakie cechy procesu realizacji zlecenia wpływają na płynność finansową?

• elastyczność procesu opisywana wskaźnikiem Every Part Every Interval (EPEI);
• wartość zapasu;
• koszt kapitału zamrożonego w zapasach;
• czas trwania procesu realizacji zamówienia, od zamówienia do dostawy – Throughput Time;
• czas trwania procesu wytwórczego Lead Time.

Czym jest elastyczność?

Często spotykam się z prośbą o pomoc w poprawie elastyczności produkcji. Gdy dopytuję, co to oznacza, otrzymuję bardzo różne odpowiedzi. Zwykle żadna z nich nie jest powiązana z tym, co realnie stanowi o elastyczności produkcji. Dlatego poświęcę chwilę na objaśnienie tego pojęcia.

Najłatwiej zacząć od tego, czym jest proces doskonale elastyczny. To proces, który jest w stanie wyprodukować każdego dnia taki mix produktów, jaki zamawiany jest każdego dnia przez klientów. Jeśli będziemy doskonale elastyczni, to jest szansa, że nie będziemy potrzebowali zapasu wyrobów czy półproduktów, które „zjadają” płynność finansową.

Wyobraźmy sobie, że nasza firma ma w swoim portfolio 1000 wyrobów gotowych. Czy proces doskonale elastyczny oznacza, że nasz proces musi być zdolny do obsłużenia 1000 różnych zamówień dziennie? Absolutnie nie! Dlaczego tak brzmi odpowiedź? Ponieważ klienci nie zamawiają wszystkich 1000 produktów każdego dnia.

Badania, które prowadziliśmy¹, pokazały, że w danym dniu klienci zamawiają ok. 3–5% różnych produktów z całej puli portfolio. Przyczyn takiego stanu rzeczy należy szukać w systematyce zamawiania klientów, a także w sposobie działania naszej sprzedaży. Jednak jest to bardzo dobra informacja! 1000 różnych produktów wytwarzanych każdego dnia może przerazić, natomiast 30 czy 50 już mniej.

Ale… im więcej produktów produkujemy dziennie, tym więcej czasu tracimy na przezbrojenia. Tak jest w rzeczywistości. Wszystko zależy jednak od czasu przezbrojenia. Jeśli trwają one 30 sekund, to wykonanie 50 przezbrojeń zajmie tylko 25 minut. Te 25 minut możemy znaleźć w każdym procesie. Jeśli jednak przezbrojenia trwają dwie godziny, to zabraknie nam dnia na przezbrojenia, nie mówiąc o tym, że nic nie wyprodukujemy. A mamy wyprodukować tyle, ile zamawiają klienci każdego dnia.

Co istotne, 50 różnych produktów nie musi oznaczać 50 przezbrojeń. Jeśli wyobrazimy sobie, że wśród tych 50 produktów jest tylko pięć grup, które rozróżnia nasze wąskie gardło, a pozostałe różnią się tylko sposobem pakowania, to okazuje się, że musimy zrobić tylko pięć przezbrojeń dziennie, by zapewnić doskonałą elastyczność naszego procesu.

Zatem na elastyczność procesu wpływają:

1. liczba różnych produktów zamawianych przez klientów z punktu widzenia wąskiego gardła;
2. czasy przezbrojeń wąskiego gardła procesu wytwórczego;
3. obciążenie wąskiego gardła zamówioną produkcją.

Parametry drugi i trzeci wyznaczają możliwą liczbę przezbrojeń.

Jeśli nasze wąskie gardło widzi pięć różnych produktów dziennie, a możemy wykonać dziennie tylko jedno przezbrojenie, to nasza elastyczność wyniesie pięć dni.

EPEI – Every Part Every Interval

Zatem co pięć dni będziemy w stanie powtórzyć produkcję każdego z pięciu produktów. Nasz zapas po procesie musi więc wynosić co najmniej pięć dni. Jeśli nie chcemy utrzymywać zapasu, to nasz czas realizacji zamówienia deklarowany klientowi musi również być większy od pięciu dni, ponieważ w najgorszym wypadku zamówienie będzie czekało pięć dni na swoją kolejkę.

Zapas będzie obniżał naszą płynność finansową, a wydłużony czas realizacji zamówienia może obniżać zarówno płynność, jak i naszą zdolność do generowania zysku. Dlatego warto monitorować elastyczność procesu.