Jak tworzyć użyteczne KPI?
Monitoring działalności firmy z użyciem kluczowych wskaźników efektywności (z ang. Key Performance Indicators, KPI) praktykowany jest w wielu przedsiębiorstwach. Z założenia wskaźniki KPI mają pomóc menedżerom w realizowaniu strategii firmy, prowadząc ją ku ściśle określonym celom. Aby zadanie to mogło stać się wykonalne wskaźniki, którymi posługują się zarządzający powinny być dobrze zdefiniowane i właściwie zaprezentowane.
W niniejszym artykule chciałbym przedstawić proces niezbędny do stworzenia użytecznych KPI, które poprzez właściwą prezentację pozwalają na szybsze zrozumienie płynącego z nich przekazu.
Co to jest KPI?
Zagadnienia związane z tematyką KPI są szeroko omawiane w literaturze branży ekonomicznej. Do najistotniejszych kwestii opisujących istotę KPI można zaliczyć:
- wykorzystanie wskaźników efektywności do pomiaru realizacji procesów, działań i celów danej firmy;
- przywiązanie wskaźników efektywności do strategii firmy. KPI powinny opisywać strategię firmy, zawartą w Strategicznej Karcie Wyników (Balanced Scorecard, BSC);
- przyczynowo-skutkowość powstałych wskaźników KPI, pozwalającą na utworzenie powiązań pomiędzy perspektywami firmy zawartymi w BSC;
- możliwość rozbicia strategicznych KPI na operacyjne, zapewniając spójność na poziomie całej firmy;
- powiązanie wskaźników KPI ze specyfiką działalności danej organizacji, np. analiza wskaźników powiązanych z utrzymaniem floty samochodów w firmie spedycyjnej vs w firmie z branży call-center;
- aktualizacja zasadności stosowania danego KPI w czasie, np. porównywanie wskaźnika czasu produkcji dwóch firm, w której jedna wdrożyła nową technologię, a druga zrobi to w niedługim czasie. Po wdrożeniu zmian przez drugą firmę różnica w wielkości wskaźnika przestanie być istotna;
- przywiązanie danego KPI do celów konkretnej osoby/działu w firmie. Zabieg ten pozwala na przypisanie odpowiedzialności za dany obszar w firmie do konkretnej osoby. Uzyskane wartości wskaźnika mogą stać się wtedy podstawą do stworzenia np. systemu premiowego dla pracowników.
Proces tworzenia KPI
Niezależnie od branży przedsiębiorstwa lub procesów w nim zachodzących, proces tworzenia wskaźników efektywności jest względnie uniwersalny. Przytaczając definicję, KPI powinno służyć przedsiębiorstwu w osiąganiu celów związanych z jego strategią. Zatem po zdefiniowaniu strategii należy wyznaczyć perspektywy działalności do BSC wraz z określeniem celów realizacji dla każdej z perspektyw.
Perspektywy można zdefiniować w następujący sposób:
- Perspektywa finansowa – pozwalająca określić sytuację finansową firmy zależną od stopnia rozwoju organizacji. Celem w podanej perspektywie może być np. zwiększenie zysku operacyjnego, osiągnięcie określonej stopy zwrotu z zaangażowanego kapitału, poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa itp.
- Perspektywa klienta – pozwala zidentyfikować główną grupę odbiorców, do których skierowana jest oferta przedsiębiorstwa. Cele w podanej perspektywie dotyczą zwiększenia zadowolenia klientów.
- Perspektywa procesów wewnętrznych – łącząca cele powyższych perspektyw, skupiająca się na tworzeniu wartości dodanej dla klientów i podejmowaniu działań inwestycyjnych w nowe przedsięwzięcia. Za cele w tej perspektywie można przyjąć poprawienie procesu wytwarzania produktu, ilość reklam firmy w internetowych katalogach branżowych itp.
- Perspektywa wiedzy i uczenia się organizacji – skupiająca się na ciągłym rozwoju przedsiębiorstwa w dziedzinie wiedzy pracowników oraz szybkości dostępu do informacji, jaki posiada firma. Celami mierzącymi wyniki w perspektywie może być liczba pracowników, którzy odbyli program szkoleniowy, poziom rotacji pracowników itp.
Podana lista perspektyw nie jest ściśle określona i przedsiębiorstwo może dostosować ją do swoich potrzeb, np. poprzez dodanie kolejnych perspektyw.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 60% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
