Różnice w podejściu do zmiany w tradycyjnych i zwinnych metodach prowadzenia projektów

Specyfika zmian w projektach

Zmiany w projektach różnią się ze względu na swój charakter. Część z nich może być narzucona z uwagi na zmieniające się cele i warunki realizacji projektu, inne mogą mieć charakter dobrowolny, wynikający z pojawienia się nowych możliwości. Niektóre ze zmian mogą dotyczyć tylko wybranego elementu lub etapu projektu, inne mają wymiar całościowy. Wdrożenie zmian może być motywowane koniecznością zareagowania na trudności, odchylenia i ryzyka, jakie wystąpiły już w projekcie, inne mogą te ryzyka wyprzedzać, zapobiegając ich zmaterializowaniu się.

Tradycyjne versus zwinne podejście do zarządzania projektami

Tradycyjne metodyki zarządzania projektami w dużym uproszczeniu opierają się na podejściu sekwencyjno-kaskadowym. Podstawą wszelkich działań jest z góry ustalony, z założenia niezmienny plan projektu, cały zaś cykl zarządzania opiera się na koordynacji procesów i realizacji założonego planu za pomocą odpowiednich narzędzi projektowych. W takim podejściu zmiana nie jest zjawiskiem pożądanym – może ona zagrażać realizacji celu przedsięwzięcia, biorąc pod uwagę jego zakres, budżet i harmonogram. Zwinne techniki zarządzania projektami opracowano w odpowiedzi na potrzebę realizacji tych przedsięwzięć, które charakteryzowały się dużą niepewnością (m.in. w zakresie koniecznych do realizacji zadań, zasobów, kosztów czy ryzyka). Podstawową ich cechą jest wysoka elastyczność, umożliwiająca radzenie sobie z nagłymi zmianami. Z tego względu część z nich, jak np. Scrum, opiera się na podejściu iteracyjno-przyrostowo-adaptacyjnym. Proces planowania ma charakter otwarty, sam zaś „plan” projektu podlega częstym zmianom adaptacyjnym. Produkt (efekt projektu) powstaje w sposób przyrostowy, a zatem w czasie iteracji (sprintów), które mają ściśle określony przedział czasowy. W Scrum tylko zadania, które mają być realizowane w czasie bieżącego sprintu, powinny być dobrze zdefiniowane, natomiast działania, które będą realizowane w dalszej kolejności, mogą być scharakteryzowane w sposób ogólny (tzw. planowanie w samą porę). Takie podejście daje możliwość lepszego i szybszego reagowania na zmiany.

Metodyki tradycyjne, takie jak PRINCE2, a także te opracowane przez PMI czy IPMA, warto stosować w szczególności do prowadzenia dobrze opisanych projektów, których plany oparte zostały na szczegółowych i stałych danych. Podejście zwinne (Scrum) stosuje się natomiast do projektów innowacyjnych, rozwojowych, gdzie efekt projektu powstaje w sposób etapowy, gdyż niemożliwe jest opracowanie całościowego zakresu, terminów, kosztów czy struktury projektu. W podejściach zwinnych zmiany są czymś nieuniknionym, niezbędnym do zapewnienia odpowiedniej jakości projektu i zadowolenia klienta. Z tego względu na każdym etapie prac projektowych konieczne jest systematyczne monitorowanie zmian (inspekcja) i planowanie takich działań, które na te zmiany będą odpowiadały (adaptacja).

Kiedy wprowadzać zmiany w metodykach tradycyjnych?

Potrzeba zmian w metodykach tradycyjnych identyfikowana jest w czasie bieżącej kontroli prac nad projektem. Modyfikacje mogą wynikać z potrzeby rozszerzenia lub ograniczenia zakresu projektu, aktualizacji kosztu lub budżetu czy też opóźnień pojawiających się w przyjętym na etapie planowania harmonogramie prac. Zarządzanie zmianą polega zatem na monitorowaniu odchyleń, na podstawie których identyfikowana jest potrzeba wprowadzenia nowych wymagań lub wytycznych. Następnie kierownictwo projektu wraz z właścicielem ocenia zasadność wdrożenia modyfikacji, czego skutkiem jest podjęcie decyzji o wdrożeniu lub odrzuceniu zmiany. Wszelkie nowe modyfikacje powinny być opisane pod kątem ich uzasadnienia biznesowego.