Inwentaryzacja w księgach rachunkowych

Metody inwentaryzacji

Polskie prawo bilansowe w myśl art. 26 ust. 1 uor przewiduje trzy metody inwentaryzacyjne, którymi są:

1. Spis z natury – obejmuje składniki aktywów, które znajdują się w jednostce lub poza nią, mające postać fizyczną. Inwentaryzacje drogą spisu z natury możemy stosować w odniesieniu do:

• aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
• papierów wartościowych,
• rzeczowych składników aktywów obrotowych,
• środków trwałych, z wyłączeniem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony,
• maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Inwentaryzacja drogą spisu z natury dotyczy głównie składników, które są w jakiś sposób mierzalne czy też policzalne. Polega ona na ich mierzeniu, ważeniu lub liczeniu. Głównym celem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury jest:

• ustalenie rzeczywistego stanu zapasów objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową (art. 17 ust. 2 pkt 4 uor), co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego,
• ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki),
• wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im zapasy,
• ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności zapasów,
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

Przepisy prawa bilansowego oraz podatkowego uznają tę metodę za najważniejszą i zarazem podstawową. Z tego powodu stosowana jest najczęściej i tam, gdzie tylko jest to możliwe.

2. Potwierdzenie sald – obejmuje stan (saldo) należności oraz zobowiązań. Inwentaryzację drogą potwierdzenia sald z kontrahentem stosuje się do:

• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,
• należności, pożyczek (poza spornymi, wątpliwymi i publicznoprawnymi oraz rozrachunkami z osobami fizycznymi, jeżeli nie są one jednostkami gospodarczymi i nie prowadzą ksiąg rachunkowych),
• składników aktywów powierzonych kontrahentom.

Metoda potwierdzenia sald polega na dwustronnym potwierdzeniu składników aktywów oraz pasywów pomiędzy kontrahentami, z porównaniem stanu stan wzajemnych należności oraz zobowiązań, które wynikają z ksiąg rachunkowych. Należy wspomnieć, że potwierdzenie salda przeprowadza się w formie pisemnej. Brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie traktuje się jako milczące potwierdzenie.

3. Porównanie danych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników – obejmuje składniki aktywów i pasywów, do których dostęp jest znacznie utrudniony, niedające się z przyczyn obiektywnych spisać z natury lub uzgodnić, bądź od których to działań ustawodawca zwalnia jednostki trwale lub na pewien czas. Inwentaryzację drogą porównania danych w księgach rachunkowych stosuje się w szczególności do:

• gruntów i środków trudno dostępnych,
• należności spornych i wątpliwych,
• należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,
• kapitałów własnych i funduszy,
• rozliczeń międzyokresowych biernych i czynnych,
• rezerw,
• innych składników niewymienionych wyżej, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Metoda ta polega na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych, rejestrach czy kartotekach operacyjnych. Stosowana jest w sytuacjach, gdy nie jest możliwe przeprowadzenie inwentaryzacji wyżej opisanymi metodami lub gdy nie ma obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji co roku.