Jak skutecznie wdrożyć kontrolę zapasów

Niechciany koszt

Zapasy i ich utrzymywanie to dla każdej firmy oczywisty koszt, który w idealnym rozwiązaniu najlepiej byłoby utrzymywać na zerowym poziomie. Wtedy też nie byłoby problemu z kontrolowaniem tego, co jest w magazynie. W rzeczywistości każda organizacja utrzymuje stany optymalne, które są definiowane indywidualnie i uwzględniają takie elementy, jak polityka obsługi zamówień, planowanie produkcji, optymalizacja zakupów itd. Nawet najbardziej zoptymalizowany stan magazynowy trzeba kontrolować – sprawdzać, czy stan rzeczywisty zgadza się z deklarowanym. Pomocne mogą być systemy informatyczne, które dostarczą odpowiednie narzędzia, oraz doświadczeni konsultanci, którzy przyniosą dobrą praktykę. Najczęstszą przyczyną utraty spójności są błędy w rejestrowaniu transakcji wejścia/wyjścia oraz transakcji wewnątrzmagazynowych, ubytki naturalne oraz uszczuplanie stanó w przez pracowników.

Metoda ABC szyta na miarę

Aby sprawnie kontrolować stany magazynowe, najlepiej podzielić artykuły na grupy. Jedną z podstawowych metod grupowania zapasów jest metoda ABC. Choć jej teoretyczne założenia są proste, wyzwania zaczynają się w momencie wdrażania metody w konkretnej organizacji. Okazuje się bowiem, że przy wspólnym mianowniku założeń teoretycznych sposoby wykorzystania metody ABC mogą znacznie ewoluować – zależnie od branży, skali działania czy specyfiki procesów zachodzących w obszarze sprzedaży, logistyki i produkcji. Metoda ABC polega na podzieleniu stanu magazynowego na 3 grupy, które szereguje się w hierarchii ważności. Główne kryteria, wedle których selekcjonuje się towary, powinny odnosić się do specyfiki funkcjonowania magazynu, co oznacza, że przedsiębiorstwo musi zdecydować, które kryterium selekcji będzie dla niego najbardziej odpowiednie. Najczęściej wybieranym kryterium selekcji towarów w metodzie ABC jest obrót generowany przez dany towar (wartościowy lub ilościowy). Zdarza się również, że jako kryterium przyjmuje się koszt zakupu towaru, zyskowność czy wskaźnik rotacji. Do grupy A kwalifikowane są towary strategiczne, najważniejsze. Teoria mówi, że grupa ta odzwierciedla zasadę Pareto (20/80) – 20% towarów ma wpływ na 80% obrotu, kosztu lub zysku. Oczywiście w praktyce proporcje nie są stałe. I tak w grupie A mogą się znaleźć towary, które mają 5–35% udziału w ogóle asortymentu i 60–90% wartości obrotu. Grupę B stanowią towary mniej ważne. Z reguły w grupie B znajduje się więcej indeksów niż w grupie A, a mimo to obrót generowany przez asortyment z grupy B stanowi nie więcej niż 30% ogółu obrotów. Do grupy C kwalifikowane są towary mające najmniejszy udział w obrocie. Zazwyczaj grupa ta (często bardzo liczna) generuje 5–10% całkowitych obrotów.