SAP – komendy i skróty klawiszowe

Nie sposób wymienić tutaj wszystkich możliwych modułów, które silnie zależą od profilu działalności, aczkolwiek kluczowe i wspólne dla wszystkich przedsiębiorstw są finanse i księgowość. Zadaniem takiego zintegrowanego systemu jest nie tylko bieżąca obsługa przedsiębiorstwa, ale też dostarczenie dokładnych i terminowych (online) danych mających ułatwić podejmowanie decyzji biznesowych.

Jednym z najpopularniejszych systemów ERP używanych w firmach jest SAP, również zbudowany z poszczególnych modułów, takich jak np. moduł FICO odpowiedzialny za finanse i controlling.

Jednakże, jak pokazuje praktyka, bardzo często jest on używany jedynie jako narzędzie służące do eksportu danych do Excela w celu dalszej ich obróbki, a nie jak został przewidziany pierwotnie w swojej istocie – do dostarczania informacji, zgodnie z modułem rachunkowości zarządczej, niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji i sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Nietrudno zaś zauważyć, że używanie go jedynie jako źródła danych wsadowych do Excela nie jest optymalnym rozwiązaniem, zważywszy na ogrom manualnej i często powtarzalnej pracy potrzebnej do wykonania w Excelu. Potwierdzeniem takiego wykorzystania systemów ERP był swego czasu limit liczby wierszy w arkuszach kalkulacyjnych, co w wielu działach controllingowych stanowiło nie lada problem.

Celem planowanego cyklu artykułów będzie przybliżenie wiedzy dotyczącej SAP (z największym naciskiem na moduł FICO, ale zahaczający również o inne obszary), by poszerzyć jego zrozumienie, a co za tym idzie – lepsze jego wykorzystanie w codziennej pracy oraz zastąpienie manualnej obróbki danych w Excelu na rzecz otrzymywania gotowych raportów prosto z SAP-a. W wielu przypadkach z funkcją otrzymywania ich automatycznie na maila tudzież zapisywania na dysku.

Największą zaś korzyścią z tego płynącą jest oczywiście zaoszczędzony czas, który można poświęcić na prawdziwą pracę analityczną, a nie na samo tworzenie raportów w Excelu. Nie mniej ważną korzyścią ze zrozumienia, jak działa system i co jest w stanie nam dostarczyć, jest możliwość zbudowania systemu wczesnego ostrzegania i reagowania na wszelkie nieprawidłowości, jakie mogą się zdarzać w przedsiębiorstwie. Nie trzeba tutaj dodawać, ile korzyści płynie z wczesnego odkrycia nieprawidłowości w przeciwieństwie do dochodzenia do nich i odkręcania po czasie.

W dzisiejszej części opisane zostaną najbardziej przydatne komendy i skróty mające na celu usprawnienie pracy w SAP-ie, o których wiedza nie jest powszechnie spotykana w działach księgowych i controllingowych, a która może wydatnie wpłynąć na efektywność działów finansowych w przedsiębiorstwach.

Komendy w SAP-ie

Wszystkie omówione poniżej komendy wpisujemy w standardowe pole tekstowe, gdzie wpisywane są zwyczajowo kody transakcji. Najpopularniejsze i najczęściej wykorzystywane w codziennej pracy to:

/n powrót do ekranu głównego/początkowego,

/nxxx otwiera nową sesję w miejsce istniejącej (np. /nmm03), bez konieczności powrotu do ekranu początkowego,

/o otwiera nową sesję w nowym oknie,

/oxxx otwiera nową sesję w nowym oknie z zadaną transakcją tudzież raportem (np. /omm03),

/nex zamyka SAP-a bez alertu o zapisywaniu danych i bez konieczności uprzedniego wychodzenia z bieżącej transakcji (równie dobrze można użyć komendy ex, jeśli jesteśmy w ekranie głównym),

/nend zamyka wszystkie okna w SAP-ie z możliwością zapisania danych,

/i zamyka aktywne okno bez notyfikacji,

/*xxx pomija pierwszy ekran transakcji, jeśli są dostępne parametry domyślne zdefiniowane wcześniej np. za pomocą parametru ID (np. /*mm03, więcej o funkcjonalności parametru ID w kolejnych częściach cyklu),

%pc zapisywanie danych do pliku lokalnego (zamiast wybierania poszczególnych funkcji z menu),

SO21 wybór miejsca docelowego, gdzie mają być zapisywane raporty z SAP-a (szczególnie warte polecenia w przypadku używania skrótu %pc opisanego powyżej),

%pri drukowanie aktywnego raportu,

%sc wywoływanie funkcji znajdywania,

p+ przejście do następnej strony raportu/transakcji,

p- przejście do poprzedniej strony raportu/transakcji,

p++ przejście do ostatniej strony raportu/transakcji,

p-- przejście do pierwszej strony raportu/transakcji,

SEARCH_SAP_MENU wyszukiwanie transakcji,

S000 przejście do ekranu głównego SAP,

SU53 sprawdzanie uprawnień w razie wywołania transakcji tudzież raportu z brakiem autoryzacji (bezpośrednio po takim zdarzeniu należy użyć /nSU53 bądź /oSU53).

Skróty klawiszowe w SAP-ie

Poniżej zaś kilka najbardziej użytecznych skrótów klawiszowych. Tutaj analogicznie do Excela możemy używać lewego klawisza Alt i jednoczesnego wciśnięcia podkreślonych literek z klawiatury, by wybrać interesującą nas funkcjonalność lub kombinacje klawiszy pokazywane tuż obok polecenia.

Przykładem takiego zastosowania może być skrót Alt F W w celu zapisania wszystkich ulubionych transakcji do pliku lokalnego bądź Alt F U w celu załadowania ulubionych transakcji z pliku (np. w celu przeniesienia ich listy między systemami albo użytkownikami). Dodatkowo do zarządzania ulubionymi transakcjami służy kombinacja klawiszy Ctrl Shift i klawiszy funkcyjnych od F1 do F7 (dodawanie, usuwanie transakcji, folderów, zmiana kolejności, dodawanie do ulubionych innych obiektów, jak np. linki do adresów stron internetowych itp.).

Oprócz tego kilka innych przykładów wartych polecenia:

Ctrl / przenoszenie kursora do pola wpisywania komend, nazw transakcji,

Ctrl | przenoszenie kursora do pierwszego aktywnego pola wyboru (plus następnie standardowo Tab do przechodzenia do kolejnych, ewentualnie Shift Tab do poruszania się w odwrotnym kierunku),

Ctrl Y pozwala zaznaczać zakresy danych do skopiowania doskonale znanym Ctrl C (klasyczne Ctrl V, Ctrl X, Ctrl P, Ctrl F działają w SAP-ie analogicznie do Excela),

Ctrl + otwiera nową sesję,

Ctrl ; tworzy skrót do konkretnej transakcji (np. na pulpicie),

Alt F12 pojawia się okno z możliwością zmiany ustawień lokalnych, gdzie jedną z ciekawszych opcji jest wybór szybkiego wycinania i wklejania (ang. Quick Cut and Paste) pozwalający kopiować przez samo zaznaczenie zakresu tekstu bądź liczb bez konieczności używania Ctrl C,

F1 wywoływanie okna pomocy,

F3 cofanie się o jeden ekran (zielona strzałka w lewo),

Shift F3 wychodzenie z transakcji (żółta strzałka w górę),

Shift F5 wybór dostępnych wariantów raportu,

F4 wyświetlanie dostępnych opcji dla danego pola,

F8 wykonywanie/generowanie raportu/transakcji.

Warto tu wspomnieć, że większość standardowych transakcji w SAP-ie rządzi się swoistą logiką i jest połączeniem oznaczenia modułu, w którym jest wykorzystywana (np. M- gospodarka materiałowa, F- szeroko pojmowane finanse) oraz cyfr 1, 2, 3 oznaczających odpowiednio:

1- tworzenie (np. MM01),

2- zmianę (np. MM02),

3- wyświetlanie (np. MM03).

Oczywiście powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich dostępnych ułatwień i skrótów w SAP-ie, ale podobnie jak to się ma w Excelu, nie chodzi o to, by znać wszystkie na pamięć, ale by mieć świadomość, co jest dostępne, i korzystać z tych, które przynoszą najwięcej korzyści w codziennej pracy.