Monitoring rekomendacji i audyty sprawdzające
Na pytanie „Czy warto monitorować rekomendacje?” każdy odpowie, że tak i uzna, że to przecież oczywiste. Rekomendacje to przecież najważniejszy produkt prac audytu wewnętrznego – działanie, które w przyszłości ma zapewnić, że ryzyko czy słabość stwierdzone w trakcie audytu zostaną wyeliminowane lub ograniczone do akceptowalnego poziomu.
I trudno się z tym nie zgodzić, bo każdy z zarządzających audytem wewnętrznym powinien zrobić rachunek sumienia i odpowiedzieć sobie na pytanie: a jak to jest u mnie?
Czy warto monitorować rekomendacje?
Czy rzeczywiście wystarcza nam determinacji, żeby systematycznie monitorować rekomendacje – począwszy od tego, czy w ogóle wiemy (mamy rejestr), jakie rekomendacje zostały wydane, jakie były terminy ich realizacji i kto je realizuje? A może były zmiany organizacyjne i ten, kto przyjął rekomendację do realizacji, już nie jest odpowiedzialny za ten obszar, a następca nic o niej nie wie? Czy są jakieś rekomendacje, których termin dawno upłynął, a w bazie audytu nadal widnieją one ze statusem „w trakcie realizacji”? Czy wiemy, w ilu rekomendacjach konieczna była prolongata? Jakie były jej powody? Czy nadal są aktualne? Czy w naszej jednostce są przypisani opiekunowie każdej rekomendacji, którzy „trzymają rękę na pulsie”? Czy w przypadku rekomendacji o długim (np. rocznym) terminie realizacji realizator przygotował harmonogram, dzięki któremu można śledzić postęp prac? Jak został zorganizowany proces przepływu informacji pomiędzy audytem a realizatorem – czy jest on usystematyzowany, czy też odbywa się ad hoc, w wolnych chwilach, których zawsze brakuje? Odpowiedzi na wszystkie te pytania, pozornie błahe, a w rzeczywistości niezwykle istotne, składają się na obraz procesu monitoringu rekomendacji w danej organizacji.
Zastanawiając się, co jest tak naprawdę czynnikiem sukcesu w procesie monitoringu rekomendacji, wydaje się, że jest nim komunikacja między audytem a realizatorami. Bez tego rekomendacje zostaną zapomniane i przyćmione przez „pilniejsze” sprawy dnia codziennego. Jeśli rzeczywiście rekomendacje były trafne i stanowiły odpowiedź na faktyczne problemy, w wielu przypadkach zostaną zrealizowane bez procesu monitoringu ze strony audytu wewnętrznego. Jak wynika z doświadczenia autorek tego artykułu, niestety nie jest to regułą i sprawny proces monitoringu rekomendacji przez audyt wewnętrzny zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu i stanowi istotne źródło wiedzy dla interesariuszy na temat procesu eliminowania słabości funkcjonowania danej organizacji.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 83% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
